多項目管理的最佳工具——PMO

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項目管理辦公室(PMO)是負責在企業(yè)內建立和維護項目管理標準的一個內部小組或部門。其目標是提高公司的整體生產率，產生高質量的項目成果，最大化投資回報率。

PMO團隊的職能針對企業(yè)的重點、文化、背景和企業(yè)影響，但總體而言，他們的角色和職責包括：

? 確定可引導項目團隊朝正確方向發(fā)展的項目管理最佳實踐，尤其是在項目、任務或流程沒有達到預期時

? 分析企業(yè)需求，識別最合適的項目管理策略

? 標準化流程，使團隊在整個項目生命周期(從啟動到項目計劃，從執(zhí)行到結束)中擁有經過時間檢驗和驗證的行動計劃

? 審查過去類似的項目，想出改善工作績效的方法

? 促進技術、資源和項目管理工具在公司范圍內的共享，方便團隊按時、按預算、在商定的質量參數(shù)范圍內完成項目

? 引入可重復、可擴展的流程以實現(xiàn)一致性和效率從頭開始創(chuàng)建一個內部PMO聽起來很簡單。但這并不意味著很容易，尤其是因為設立這樣一個機構需要改變公司內部既定的程序和慣例。不過，一旦你成功創(chuàng)建PMO，鑒于它的好處，這種麻煩是值得的。

1、保持質量一致性

PMO的主要作用是標準化項目流程(包括術語)。也就是說，PMO還承擔了QA類型的角色，從而確保團隊始終如一地交付高質量的項目。當然，這并不意味著接管項目經理的職責，而是與他們合作討論問題和解決方案，最終產生客戶和客戶真正想要的可交付成果。

2、簡化流程

PMO最重要的目的之一或許是通過消除不必要或繁瑣的步驟來簡化復雜的工作流程。使用簡單、標準化的程序可以最大程度地減少錯誤和延誤。這樣可以縮短產品投入市場的總體時間，這是個優(yōu)勢，尤其是您在瞬息萬變的環(huán)境中工作時。

3、加大對項目的控制

無論是針對小企業(yè)、市場營銷還是建筑業(yè)的項目管理，在開展項目工作時，您都需要考慮很多事情：范圍、資源分配、進度、預算、風險、不斷變化的客戶期望、供應商關系、項目跟蹤等等。怪不得項目經理常常覺得自己被拉向幾個不同的方向。有了PMO標準，你就可以依靠來自團隊和流程的洞察力、知識和技術，使項目維持在正軌。

4、集中項目數(shù)據(jù)

PMO跨部門和項目收集數(shù)據(jù)。他們從成功的項目中汲取最佳實踐，并從失敗的項目中汲取教訓。然后，他們將這些數(shù)據(jù)和見解提供給項目經理，幫助他們完成決策。

如何做好多項目管理？

在當今管理多個項目中，技術為王。靈活、易于使用和協(xié)作的8ManagePMO多項目管理系統(tǒng)(http://www.8manage.cn/pm/pmo.html)是你及團隊完成工作的最佳工具。

1、在同一位置管理團隊的所有項目8Manage PMO讓項目群管理者在一個頁面監(jiān)管所有項目的想法成為現(xiàn)實。系統(tǒng)內所有信息都是精準實時的，幫助項目和項目群盡量地減少誤解，提高團隊合作效率。

2、優(yōu)先安排影響最大的工作8Manage 提供投資關注功能，可視化的泡泡圖讓管理者全局地查看新項目請求和現(xiàn)有項目的情況，做出準確合適的評估，權衡與優(yōu)先級。而且系統(tǒng)足夠靈活，可以在需要時進行優(yōu)先級的調整。通過與團隊共享真實的中心信息，你可以管理多個項目，而不必擔心轉移優(yōu)先級。每個人的工作都是可見的，所以你可以快速了解團隊的最大限度和當前任務。

3、清晰管理和傳達期望當你管理發(fā)生工作的溝通時，可以利用工作背后的全部內容來授權團隊和跨部門的利益相關者。8Manage PMO通過實時更新，讓每個人都可以訪問工作進度。無需跨電子表格，文檔和其他工具來數(shù)據(jù)和更新，你只需單擊一下按鈕即可輕松收集信息，還可與利益相關者共享。

4、分派工作并保持可見度在8Manage PMO，通過與團隊共享一個單一的事實來源，你可以跟蹤每個人正在做的所有工作。當團隊的所有工作都集中在一個共享項目中時，你可以一目了然地了解每個人的工作任務，這些任務的進度以及截止時間。

這樣，你可以在必要時檢入任務，而無需對其進行微觀管理。如果發(fā)現(xiàn)有超額預定的員工和項目時間上的沖突，你可以推遲，刪除或重新委派任務，以使項目步入正軌。8Manage PMO考慮了項目組合經理可能會遇到的所有風險，并確保你能夠完成多個項目并行的所有必要工作，而無需經歷繁瑣的管理工作。更多詳情，請搜索8Manage進行了解。

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