八個(gè)常見的項(xiàng)目管理挑戰(zhàn)，如何克服？

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盡管項(xiàng)目管理歷史悠久，并且在現(xiàn)代組織中的作用越來越重要，但項(xiàng)目失敗仍然每天都會(huì)發(fā)生。項(xiàng)目管理研究所的最新研究發(fā)現(xiàn)，每9.9%的資金因項(xiàng)目績效不佳而被浪費(fèi)了，相當(dāng)于每投資10億美元，就浪費(fèi)了9,900萬美元。

項(xiàng)目管理通常艱苦且累人，具有多重挑戰(zhàn)，其中一些與項(xiàng)目管理規(guī)程有關(guān)，而另一些則隨著技術(shù)和業(yè)務(wù)環(huán)境的發(fā)展而出現(xiàn)。

為了理解項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)面臨的一些障礙，我們先從五個(gè)常見的約束條件講起：

五個(gè)常見的項(xiàng)目約束

1、范圍

范圍是指客戶的需求和要求。范圍的更改，也稱為范圍漸變，可能會(huì)嚴(yán)重影響項(xiàng)目的時(shí)間表和預(yù)算。但是，許多項(xiàng)目經(jīng)理很難拒絕高級(jí)管理人員的要求，或者不跟蹤這些“小”變化。

2、時(shí)間

通常，一個(gè)項(xiàng)目是由客戶在固定的時(shí)間和期限內(nèi)要求完成的。在某些情況下，截止日期根本不現(xiàn)實(shí)。在其他情況下，項(xiàng)目進(jìn)行過程中的時(shí)間表可能會(huì)意外更改。

3、質(zhì)量

第三個(gè)約束是項(xiàng)目所需的工作質(zhì)量。根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)可能需要犧牲質(zhì)量才能按時(shí)完成。

4、成本/資源

團(tuán)隊(duì)可用的預(yù)算和資源將幫助或阻礙結(jié)果。

5、價(jià)值

另一個(gè)約束是項(xiàng)目或項(xiàng)目迭代所提供的價(jià)值量。

在項(xiàng)目開始時(shí)，不可能對(duì)這五個(gè)約束進(jìn)行修復(fù)和達(dá)成共識(shí)，這就是為什么它們被稱為沖突約束。例如，當(dāng)你開始一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，你不可能同意在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中由一個(gè)人在一年內(nèi)為你的項(xiàng)目交付40個(gè)新需求達(dá)到完美的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并實(shí)現(xiàn)所有預(yù)期的業(yè)務(wù)價(jià)值。

你不會(huì)對(duì)需求的細(xì)節(jié)有足夠的了解，你還不知道一年中還會(huì)發(fā)生什么。例如，團(tuán)隊(duì)成員跳槽到另一家公司或經(jīng)濟(jì)不景氣，這時(shí)做出承諾的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可能沒有共識(shí)。

項(xiàng)目前進(jìn)的一種方法是時(shí)間-范圍-成本三角。你需要確定哪個(gè)元素最重要，例如，確定范圍并根據(jù)需要調(diào)整其他元素。在這種情況下，你可以選擇增加預(yù)算或延長交付所需范圍的最后期限。

如果項(xiàng)目經(jīng)理都能解決這些約束條件就好了，但通常在項(xiàng)目交付之前、期間和之后都有許多障礙需要注意。

八個(gè)常見的項(xiàng)目管理挑戰(zhàn)

1、缺乏最佳實(shí)踐模板和實(shí)時(shí)交易工具

項(xiàng)目管理缺乏最佳實(shí)踐模板，因此新項(xiàng)目可以利用早期團(tuán)隊(duì)在類似項(xiàng)目中的寶貴現(xiàn)實(shí)經(jīng)驗(yàn)。

項(xiàng)目管理還缺乏可以使人們保持誠實(shí)的實(shí)時(shí)交易項(xiàng)目管理工具——類似于自動(dòng)柜員機(jī)(ATM)那樣可使人們保持誠實(shí)的實(shí)時(shí)交易功能，因此“90%完成的神話”(具體可查看“項(xiàng)目成功的關(guān)鍵 ”一文)常常發(fā)生。缺少此類工具會(huì)造成嚴(yán)重的項(xiàng)目數(shù)據(jù)完整性和人員完整性問題。

2、戰(zhàn)略調(diào)整不力

戰(zhàn)略是“旨在長期實(shí)現(xiàn)組織相對(duì)于另一個(gè)組織的競爭優(yōu)勢的分析過程”。項(xiàng)目僅在項(xiàng)目結(jié)果與業(yè)務(wù)策略相匹配時(shí)才有助于交付商定的策略。否則會(huì)浪費(fèi)資源，導(dǎo)致與利益相關(guān)者的沖突，并使團(tuán)隊(duì)成員失去動(dòng)力。隨著組織在錯(cuò)誤的項(xiàng)目上花費(fèi)時(shí)間，長期的成功和競爭優(yōu)勢也會(huì)受到損害。

3、可見度差

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理試圖評(píng)估當(dāng)前工作的狀態(tài)時(shí)，會(huì)強(qiáng)烈感覺到缺少框架或工具。缺乏對(duì)項(xiàng)目的可見性是最常見的客戶抱怨之一。

如果沒有人知道項(xiàng)目的進(jìn)展情況、下一步應(yīng)做的工作以及風(fēng)險(xiǎn)的影響，那么挽救失敗的項(xiàng)目幾乎無濟(jì)于事。

4、高級(jí)管理人員

正如Michael B. Bender在《項(xiàng)目管理人員指南》中指出的那樣，高級(jí)管理人員對(duì)項(xiàng)目的成功具有重大影響。

許多項(xiàng)目問題都是從領(lǐng)導(dǎo)層開始的，一些值得注意的問題包括：

? 將項(xiàng)目管理視為開銷;

? 戰(zhàn)略調(diào)整不力;

? “周轉(zhuǎn)計(jì)劃”(優(yōu)先級(jí)不斷變化);

? 僅僅因?yàn)樗麄冇锌站瓦x擇某人來管理一個(gè)項(xiàng)目。

5、贊助商

四分之一的組織(占26%)報(bào)告稱贊助商支持不足是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要原因。

通常，發(fā)起人都是些沒有項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的大忙人，他們也可能缺乏克服界限的必要影響。有時(shí)，贊助商沒有像他們分配給項(xiàng)目那樣參與其中，對(duì)結(jié)果幾乎不感興趣。

6、文化

文化是項(xiàng)目經(jīng)理面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)之一。文化為項(xiàng)目經(jīng)理提供了一個(gè)環(huán)境，因?yàn)樗麄儽仨殞W(xué)會(huì)在組織的愿景、使命、價(jià)值觀，信念和期望中開展工作。

文化驅(qū)動(dòng)組織的動(dòng)力和風(fēng)險(xiǎn)偏好，進(jìn)而影響批準(zhǔn)的項(xiàng)目。對(duì)于某些組織來說，項(xiàng)目管理被認(rèn)為是一項(xiàng)間接費(fèi)用，無法提供真正的業(yè)務(wù)價(jià)值。 反過來，項(xiàng)目也以一種“隨時(shí)完成”的態(tài)度來看待。

管理層和團(tuán)隊(duì)甚至可能抵制引入項(xiàng)目管理，因?yàn)樗麄儞?dān)心失去對(duì)自己的工作風(fēng)格和過程的控制。

7、溝通不暢

研究表明，有55%的項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為溝通是項(xiàng)目成功的最關(guān)鍵因素。 但是，只有四分之一的組織可以說是有效的溝通者。

由于項(xiàng)目經(jīng)理最多將90%的時(shí)間花在溝通上，溝通不暢會(huì)影響項(xiàng)目的各個(gè)方面。

8、人們不愿一起工作

從表面上看，分布式項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)存在溝通不便的問題。但是對(duì)組織動(dòng)力學(xué)的研究表明，人們是否愿意一起工作實(shí)際上對(duì)分布式團(tuán)隊(duì)問題的影響遠(yuǎn)大于物理距離。 例如，如果一群人在一起工作了好幾年，即使現(xiàn)在他們中的一些人處于不同時(shí)區(qū)的不同地點(diǎn)，他們?nèi)匀豢梢栽谶h(yuǎn)程工作得很好。相反，如果將兩組人(每個(gè)組都有自己的產(chǎn)品)合并到一個(gè)組織中，并且由于新組織只需要一個(gè)產(chǎn)品，則一組人的產(chǎn)品被“殺死”，因而將兩組人放在在同一樓層，也不會(huì)令他們自動(dòng)一起工作。

如果是新組建的分布式團(tuán)隊(duì)，雖然沒有利益沖突的歷史記錄，但是團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人必須處理缺乏凝聚力、難以跟蹤完成的工作、時(shí)區(qū)和動(dòng)機(jī)的問題。缺少人際交往也使建立信任變得困難，這反過來又會(huì)阻礙溝通和協(xié)作。但是與利益沖突相比，所有這些都是次要的。

最后的話

項(xiàng)目計(jì)劃和跟蹤涉及大量動(dòng)態(tài)和相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。 由于信息的豐富性、動(dòng)態(tài)性、互連性和細(xì)節(jié)性質(zhì)，其信息復(fù)雜性將很容易超出人類記憶、大型白板或諸如Excel之類的靜態(tài)電子工具的能力。

但是，通過現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件來利用團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目生產(chǎn)力是明智的。例如 8Manage敏捷大項(xiàng)目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，可以用于項(xiàng)目計(jì)劃、時(shí)間管理、資源分配、預(yù)算以及實(shí)際成本跟蹤和變更管理等。

— 同時(shí)支持傳統(tǒng)的大型項(xiàng)目和敏捷項(xiàng)目

— 面向?qū)崟r(shí)交易，擁有當(dāng)前計(jì)劃和狀態(tài)單一事實(shí)版本

— 任何時(shí)間能實(shí)時(shí)自動(dòng)準(zhǔn)確計(jì)算最終目標(biāo)的完成率

— 自動(dòng)及不可被催毀的審計(jì)跟蹤

在項(xiàng)目開展過程中，8Manage敏捷大項(xiàng)目軟件的實(shí)時(shí)交易性優(yōu)勢將得到很好的發(fā)揮，有助促進(jìn)溝通，快速響應(yīng)客戶需求，不斷適應(yīng)變化，從而提高了項(xiàng)目成功率?？梢哉f，8Manage敏捷大項(xiàng)目軟件是項(xiàng)目管理最有用的工具之一，它可以幫助公司設(shè)定目標(biāo)并提高競爭力，使你的企業(yè)從行業(yè)中脫穎而出。

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