八個常見的項目管理挑戰(zhàn)，如何克服？

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盡管項目管理歷史悠久，并且在現(xiàn)代組織中的作用越來越重要，但項目失敗仍然每天都會發(fā)生。項目管理研究所的最新研究發(fā)現(xiàn)，每9.9%的資金因項目績效不佳而被浪費了，相當于每投資10億美元，就浪費了9,900萬美元。

項目管理通常艱苦且累人，具有多重挑戰(zhàn)，其中一些與項目管理規(guī)程有關(guān)，而另一些則隨著技術(shù)和業(yè)務(wù)環(huán)境的發(fā)展而出現(xiàn)。

為了理解項目團隊面臨的一些障礙，我們先從五個常見的約束條件講起：

五個常見的項目約束

1、范圍

范圍是指客戶的需求和要求。范圍的更改，也稱為范圍漸變，可能會嚴重影響項目的時間表和預(yù)算。但是，許多項目經(jīng)理很難拒絕高級管理人員的要求，或者不跟蹤這些“小”變化。

2、時間

通常，一個項目是由客戶在固定的時間和期限內(nèi)要求完成的。在某些情況下，截止日期根本不現(xiàn)實。在其他情況下，項目進行過程中的時間表可能會意外更改。

3、質(zhì)量

第三個約束是項目所需的工作質(zhì)量。根據(jù)項目目標，團隊可能需要犧牲質(zhì)量才能按時完成。

4、成本/資源

團隊可用的預(yù)算和資源將幫助或阻礙結(jié)果。

5、價值

另一個約束是項目或項目迭代所提供的價值量。

在項目開始時，不可能對這五個約束進行修復(fù)和達成共識，這就是為什么它們被稱為沖突約束。例如，當你開始一個新項目時，你不可能同意在一個團隊中由一個人在一年內(nèi)為你的項目交付40個新需求達到完美的質(zhì)量標準，并實現(xiàn)所有預(yù)期的業(yè)務(wù)價值。

你不會對需求的細節(jié)有足夠的了解，你還不知道一年中還會發(fā)生什么。例如，團隊成員跳槽到另一家公司或經(jīng)濟不景氣，這時做出承諾的質(zhì)量標準可能沒有共識。

項目前進的一種方法是時間-范圍-成本三角。你需要確定哪個元素最重要，例如，確定范圍并根據(jù)需要調(diào)整其他元素。在這種情況下，你可以選擇增加預(yù)算或延長交付所需范圍的最后期限。

如果項目經(jīng)理都能解決這些約束條件就好了，但通常在項目交付之前、期間和之后都有許多障礙需要注意。

八個常見的項目管理挑戰(zhàn)

1、缺乏最佳實踐模板和實時交易工具

項目管理缺乏最佳實踐模板，因此新項目可以利用早期團隊在類似項目中的寶貴現(xiàn)實經(jīng)驗。

項目管理還缺乏可以使人們保持誠實的實時交易項目管理工具——類似于自動柜員機(ATM)那樣可使人們保持誠實的實時交易功能，因此“90%完成的神話”(具體可查看“項目成功的關(guān)鍵 ”一文)常常發(fā)生。缺少此類工具會造成嚴重的項目數(shù)據(jù)完整性和人員完整性問題。

2、戰(zhàn)略調(diào)整不力

戰(zhàn)略是“旨在長期實現(xiàn)組織相對于另一個組織的競爭優(yōu)勢的分析過程”。項目僅在項目結(jié)果與業(yè)務(wù)策略相匹配時才有助于交付商定的策略。否則會浪費資源，導(dǎo)致與利益相關(guān)者的沖突，并使團隊成員失去動力。隨著組織在錯誤的項目上花費時間，長期的成功和競爭優(yōu)勢也會受到損害。

3、可見度差

當項目經(jīng)理試圖評估當前工作的狀態(tài)時，會強烈感覺到缺少框架或工具。缺乏對項目的可見性是最常見的客戶抱怨之一。

如果沒有人知道項目的進展情況、下一步應(yīng)做的工作以及風險的影響，那么挽救失敗的項目幾乎無濟于事。

4、高級管理人員

正如Michael B. Bender在《項目管理人員指南》中指出的那樣，高級管理人員對項目的成功具有重大影響。

許多項目問題都是從領(lǐng)導(dǎo)層開始的，一些值得注意的問題包括：

? 將項目管理視為開銷;

? 戰(zhàn)略調(diào)整不力;

? “周轉(zhuǎn)計劃”(優(yōu)先級不斷變化);

? 僅僅因為他們有空就選擇某人來管理一個項目。

5、贊助商

四分之一的組織(占26%)報告稱贊助商支持不足是導(dǎo)致項目失敗的主要原因。

通常，發(fā)起人都是些沒有項目管理經(jīng)驗的大忙人，他們也可能缺乏克服界限的必要影響。有時，贊助商沒有像他們分配給項目那樣參與其中，對結(jié)果幾乎不感興趣。

6、文化

文化是項目經(jīng)理面臨的最嚴峻挑戰(zhàn)之一。文化為項目經(jīng)理提供了一個環(huán)境，因為他們必須學(xué)會在組織的愿景、使命、價值觀，信念和期望中開展工作。

文化驅(qū)動組織的動力和風險偏好，進而影響批準的項目。對于某些組織來說，項目管理被認為是一項間接費用，無法提供真正的業(yè)務(wù)價值。 反過來，項目也以一種“隨時完成”的態(tài)度來看待。

管理層和團隊甚至可能抵制引入項目管理，因為他們擔心失去對自己的工作風格和過程的控制。

7、溝通不暢

研究表明，有55%的項目經(jīng)理認為溝通是項目成功的最關(guān)鍵因素。 但是，只有四分之一的組織可以說是有效的溝通者。

由于項目經(jīng)理最多將90%的時間花在溝通上，溝通不暢會影響項目的各個方面。

8、人們不愿一起工作

從表面上看，分布式項目團隊存在溝通不便的問題。但是對組織動力學(xué)的研究表明，人們是否愿意一起工作實際上對分布式團隊問題的影響遠大于物理距離。 例如，如果一群人在一起工作了好幾年，即使現(xiàn)在他們中的一些人處于不同時區(qū)的不同地點，他們?nèi)匀豢梢栽谶h程工作得很好。相反，如果將兩組人(每個組都有自己的產(chǎn)品)合并到一個組織中，并且由于新組織只需要一個產(chǎn)品，則一組人的產(chǎn)品被“殺死”，因而將兩組人放在在同一樓層，也不會令他們自動一起工作。

如果是新組建的分布式團隊，雖然沒有利益沖突的歷史記錄，但是團隊負責人必須處理缺乏凝聚力、難以跟蹤完成的工作、時區(qū)和動機的問題。缺少人際交往也使建立信任變得困難，這反過來又會阻礙溝通和協(xié)作。但是與利益沖突相比，所有這些都是次要的。

最后的話

項目計劃和跟蹤涉及大量動態(tài)和相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。 由于信息的豐富性、動態(tài)性、互連性和細節(jié)性質(zhì)，其信息復(fù)雜性將很容易超出人類記憶、大型白板或諸如Excel之類的靜態(tài)電子工具的能力。

但是，通過現(xiàn)代項目管理軟件來利用團隊的項目生產(chǎn)力是明智的。例如 8Manage敏捷大項目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，可以用于項目計劃、時間管理、資源分配、預(yù)算以及實際成本跟蹤和變更管理等。

— 同時支持傳統(tǒng)的大型項目和敏捷項目

— 面向?qū)崟r交易，擁有當前計劃和狀態(tài)單一事實版本

— 任何時間能實時自動準確計算最終目標的完成率

— 自動及不可被催毀的審計跟蹤

在項目開展過程中，8Manage敏捷大項目軟件的實時交易性優(yōu)勢將得到很好的發(fā)揮，有助促進溝通，快速響應(yīng)客戶需求，不斷適應(yīng)變化，從而提高了項目成功率?？梢哉f，8Manage敏捷大項目軟件是項目管理最有用的工具之一，它可以幫助公司設(shè)定目標并提高競爭力，使你的企業(yè)從行業(yè)中脫穎而出。

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