從差旅費報銷亂象看費控，協(xié)同OA系統(tǒng)的管理實效性對比

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差旅費報銷亂象問題，多年在各事業(yè)單位機構(gòu)、集團企業(yè)或公司中存在。隨著國家政策號召，以及“費控管理”科技手段的介入，近年來差旅費報銷亂象大幅減少，效果明顯。不過，目前仍有不少企業(yè)或公司反饋，內(nèi)部或多或少還會出現(xiàn)產(chǎn)旅費報銷亂象，而大部分原因卻來自不科學、不嚴謹，缺乏靈活性、長遠預見性等的“費控管理”，每年造成嚴重的財務損失?；谶@些困難，業(yè)內(nèi)人士對把握“費控管理”的現(xiàn)代辦公系統(tǒng)有了重新思考。以協(xié)同OA來說，具備靈活性、便捷性、預見性的智能協(xié)同管理OA系統(tǒng)中的“費控管理”平臺或系統(tǒng)，對于企業(yè)或公司的管理價值非常高。

那么，當下諸如泛微、華天動力、致遠等主流的協(xié)同管理OA系統(tǒng)品牌，TA們的“費控管理”操作性能如何呢？選擇誰才能實現(xiàn)管理價值最大化？結(jié)合三家的“費控管理”模式，尤其在報銷差旅費用方面可以重點了解，對比其各自的特色，方便企業(yè)或公司選擇！

泛微OA

泛微OA的“費控管理”解決方案充分考慮的是預算費用在“事前、事中、事后”三階段式的原則，打造了一體化的“預算費控”解決方案。整體方案先是建立不同的費用類型，建立對應的預算體系，將費控體系與預算管理體系關(guān)聯(lián)、融合，實現(xiàn)預算與費用執(zhí)行統(tǒng)一化。

方案過程中，泛微OA的“費控管理”應用了不同類型的報表，以滿足不同的費控類型，因此各自不同業(yè)務相關(guān)的人員在進行費用審批時，可以根據(jù)所在的崗位、級別、費用的類型，報銷的金額由費控管理系統(tǒng)來自動判斷，尋找對應的人員進行審批，預算與實際費用設置了標準權(quán)限。

比如差旅費報銷，員工只要在系統(tǒng)中找到對應的報銷類型，即可以通過多來源系統(tǒng)及流程的數(shù)據(jù)進行快速關(guān)聯(lián)報賬，同時對費用金額直接關(guān)聯(lián)預算執(zhí)行管控，當然也可以通過手機或其他智能移動設備輕松完成報賬業(yè)務。

整體來說，泛微OA的“費控管理”系統(tǒng)在靈活性、執(zhí)行力度方面還是可圈可點的，但是因為設置了多維矩陣模型、費用類型分區(qū)等，偶爾可能會影響員工參與“費控管理”時的效率程度，價值后臺技術(shù)操作也有一定難度，所有在這方面尚有一定的改善空間。

華天動力OA

華天動力OA在構(gòu)建“費控管理”平臺時，同樣考慮到了預算前要做足的各項準備、執(zhí)行過程中的靈活應對以及“費控管理”執(zhí)行后的梳理。很明顯的一點在于，華天動力OA的“費控管理”平臺在功能上的實用價值最大化，也就是說充分考慮到了領(lǐng)導、員工的操作靈活性、高效性。

當然，華天動力的“費控管理”平臺具備這樣的特色與其軟件本身的“智慧流程”、“智能報表”以及“數(shù)據(jù)信息高度集成”的優(yōu)勢有關(guān)，將這些功能及先進工具應用到“費控管理”系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)信息落地，提高效率。

比如“導入預算數(shù)據(jù)”時，財務部門分別就“費控的部門邊界”和“預算科目”反復與高層管理者溝通確認后，可以通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入接口，直接把預算數(shù)據(jù)從Excel預算模板或金蝶、用友、ERP等管理軟件導入OA系統(tǒng)中，包容性強。

還是以差旅費用報銷為例，比如財務部門負責人和其他領(lǐng)導在審批時，可以查看該筆申請是否在預算內(nèi)，該科目項下預算的可用余額是多少。另外，若是正在審批中的預算額度會被暫時凍結(jié)，直到審批流程完成后該筆額度會被劃轉(zhuǎn)到“已用額度”中，特別靈活。

另外，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)設置了“預算偏差預警”，十分人性化，依據(jù)不同的業(yè)務類型設置不同的預算臨界值預警;更具管理依據(jù)的是，系統(tǒng)中可以進行“多維預算分析與數(shù)據(jù)報表”，這樣就可以非常明確的了解預算費用情況，執(zhí)行相關(guān)管理措施。

這樣一來，華天動力的“費控管理”平臺就比較容易讓企業(yè)或公司的領(lǐng)導、員工們靈活操作，沒什么難度，而且靈活貫通不存在信息孤島，把“費控管理”的價值充分發(fā)揮出來。

致遠OA

致遠OA的“費控管理”框架很注重規(guī)范化，設置了專門的“費控空間”，進入系統(tǒng)中到空間里即可進行如預算編制、預算執(zhí)行、統(tǒng)計分析、預算考核等方面的了解。在靈活性方面，致遠OA的“費控管理”的表現(xiàn)比較簡潔、明了。比如“靈活費用預算管理類型”板塊中，主要就用于“常規(guī)類費用預算管理”和“專項類費用預算管理”。常規(guī)類如差旅費、房屋租賃費、辦公用品購置費等，專項類如xx項目資金等。

至于在流程審批、執(zhí)行過程中，致遠OA的“費控管理”系統(tǒng)似乎缺少了一些數(shù)據(jù)信息的集成和流通共享的優(yōu)化，這樣有可能會對執(zhí)行效率有一些影響。比如差旅費報銷時，領(lǐng)導、員工或許都可以在“多種預算編制方案”中找到相應的導入板塊，發(fā)起審批，但如果涉及到多個部門，多位領(lǐng)導的話，有可能需要更長時間。

所以，致遠OA系統(tǒng)的“費控管理”在預算類型多樣化、變動大等特點進行了周密的功能板塊設計，但是還需要對數(shù)據(jù)信息的集成、流通進行優(yōu)化管理。

通過對三家不同協(xié)同管理OA系統(tǒng)品牌在“費控管理”方面的操作設計對比，以及集合差旅費報銷個例的權(quán)衡，不難發(fā)現(xiàn)三家廠商的協(xié)同管理OA系統(tǒng)已經(jīng)在“費控管理”方面基本為企業(yè)、公司實現(xiàn)了高效、靈活、可預見的解決方案，只不過各企業(yè)或公司可以根據(jù)自身需求來做出選擇，從而更好的避免一些如差旅報銷亂象等費控管理“漏洞”的發(fā)生。

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