專(zhuān)訪(fǎng)泛微·文書(shū)定，打造與業(yè)務(wù)融合的全門(mén)類(lèi)數(shù)字化檔案管理軟件

　 域名預(yù)訂/競(jìng)價(jià)，好“米”不錯(cuò)過(guò)

隨著電子發(fā)票、電子合同的普及，越來(lái)越多的電子化文件需要?dú)w檔存儲(chǔ)。近期，在國(guó)家層面，國(guó)家檔案局、財(cái)政部聯(lián)合發(fā)文推動(dòng)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知。在檔案數(shù)字化大潮之下，紙質(zhì)檔案如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理?如何實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案一體化管理?電子會(huì)計(jì)檔案如何有效實(shí)施落地?電子檔案如何防篡改并可查可驗(yàn)?今天，我們有幸邀請(qǐng)到泛微·文書(shū)定數(shù)字化檔案管理軟件總經(jīng)理陳馳來(lái)為我們?cè)敿?xì)介紹。

1.聽(tīng)說(shuō)泛微今年發(fā)布了一個(gè)新產(chǎn)品：數(shù)字化檔案管理軟件·文書(shū)定。為什么要發(fā)布這樣一款新產(chǎn)品?請(qǐng)簡(jiǎn)單介紹一下文書(shū)定的由來(lái)。

陳馳：大家好，非常榮幸在這里給大家介紹泛微·文書(shū)定相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)。首先給大家介紹一下泛微，泛微成立于2001年，21年來(lái)我們始終專(zhuān)注為客戶(hù)提供好用的數(shù)字化管理軟件。泛微是上交所主板上市公司，同時(shí)也是國(guó)家規(guī)劃布局內(nèi)重點(diǎn)軟件企業(yè)。目前在全國(guó)200+城市建立有運(yùn)營(yíng)中心，8000+專(zhuān)業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，為60000+家中大型組織提供數(shù)字化服務(wù)。

在21年的發(fā)展歷程中，我們發(fā)現(xiàn)客戶(hù)有檔案管理的需求。以前，檔案管理更加關(guān)注的是基于傳統(tǒng)載體的檔案管理，比如紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，紙質(zhì)檔案的收集和紙質(zhì)歸檔等。

但隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，基于前端各類(lèi)數(shù)字化平臺(tái)如OA、合同管理、費(fèi)控管理、人事管理等，在各類(lèi)數(shù)字化業(yè)務(wù)場(chǎng)景中產(chǎn)生了大量的、有價(jià)值的、屬于歸檔范圍的電子文件，這些電子文件如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、如何深度利用，甚至如何實(shí)現(xiàn)單套制管理變成了企業(yè)更加關(guān)注的問(wèn)題。于是我們就開(kāi)始給客戶(hù)進(jìn)行了基于與數(shù)字化業(yè)務(wù)場(chǎng)景深入融合的數(shù)字檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。

經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，泛微的專(zhuān)項(xiàng)檔案管理產(chǎn)品越來(lái)越成熟。如今，我們?cè)跈n案管理方面，可以與各類(lèi)業(yè)務(wù)場(chǎng)景深度融合，同時(shí)結(jié)合電子簽名，助力客戶(hù)實(shí)現(xiàn)全程業(yè)務(wù)電子化，實(shí)現(xiàn)單套制管理，助力檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識(shí)化。所以在2022年初，泛微單獨(dú)給檔案管理專(zhuān)項(xiàng)命名為“泛微·文書(shū)定”，整合研發(fā)、銷(xiāo)售、售前、實(shí)施團(tuán)隊(duì)，并形成一個(gè)獨(dú)立的事業(yè)部。文書(shū)定產(chǎn)品的目標(biāo)就是讓數(shù)字化成果深度利用，可查可驗(yàn)。

2.文書(shū)定檔案管理具體能管理什么類(lèi)型的檔案?

陳馳：從檔案管理載體形式來(lái)分，文書(shū)定可以進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理、紙電混合管理和電子檔案單套制管理、數(shù)據(jù)文件管理、用戶(hù)行為日志管理;從檔案使用場(chǎng)景來(lái)分，文書(shū)定可以為客戶(hù)提供黨群類(lèi)、行政工作類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、特種載體檔案等全門(mén)類(lèi)的檔案管理。

3.文書(shū)定檔案管理軟件有哪些核心功能點(diǎn)?

陳馳：文書(shū)定數(shù)字檔案管理平臺(tái)構(gòu)建了檔案收集、管理、保存、利用的全生命周期管理模式，通過(guò)流程驅(qū)動(dòng)以及低代碼建模平臺(tái)，為各類(lèi)組織提供全宗、全門(mén)類(lèi)的檔案管理模式。其主要有以下4大功能：

檔案收集：為組織提供與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA、ERP、HRM、CRM等電子文件、數(shù)字化加工成果、離線(xiàn)數(shù)據(jù)包、手工錄入的接收以及四性檢測(cè)。

檔案管理：支持對(duì)項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)和一文一件的管理模式，可對(duì)檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、分類(lèi)、編號(hào)、編目、掛接、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)等管理業(yè)務(wù)。

檔案保存：支持線(xiàn)上虛擬庫(kù)房，可對(duì)檔案進(jìn)行裝盒、上下架、盤(pán)點(diǎn)、溫濕度監(jiān)控以及電子檔案長(zhǎng)期保存等業(yè)務(wù)。

檔案利用：支持全文檢索、條件檢索等多種檢索模式，可對(duì)電子檔案、實(shí)體檔案進(jìn)行借閱。電子檔案還可實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)預(yù)覽、下載、打印等權(quán)限管理以及動(dòng)態(tài)水印的功能。

目前文書(shū)定檔案管理可以確保符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，備份歸檔后的檔案可實(shí)現(xiàn)100%歸檔，3秒檢索。檔案文件防篡改、可第三方存證;可與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案一體化管理等功能。

4.目前這款產(chǎn)品適用于什么樣的組織使用?

陳馳：文書(shū)定檔案管理軟件從組織和人群角度來(lái)看，是不分行業(yè)和角色的。我們提供包含金融、制造、房產(chǎn)、IT、連鎖零售等在內(nèi)的87個(gè)細(xì)分行業(yè)組織使用，檔案管理軟件也不僅僅是給到檔案部和檔案管理員使用，更多的是提供公司管理層、各部門(mén)、員工等全組織人員使用，我們不僅要求檔案的規(guī)范存儲(chǔ)，更強(qiáng)調(diào)檔案利用，實(shí)現(xiàn)3秒可查可驗(yàn)。這跟市面面有些檔案管理軟件有一些不同。

從實(shí)際的客戶(hù)反饋來(lái)看，近2年電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)要求更多一些。因?yàn)橐环矫嬗行┕疽鲜?，?wù)必要財(cái)務(wù)合規(guī)。從需求側(cè)來(lái)看，員工這2年電子發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)更多，企業(yè)必須要實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的入賬、歸檔、存儲(chǔ)合規(guī)性工作，所以如果是電子會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部和管理層使用人群相對(duì)較多一些。

5.跟市面上其他檔案管理軟件相比，文書(shū)定產(chǎn)品有什么核心特色嗎?

陳馳：泛微·文書(shū)定數(shù)字化檔案管理具有如下特色：

一平臺(tái)全門(mén)類(lèi)：在同一平臺(tái)上進(jìn)行綜合檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理;

分級(jí)分權(quán)：對(duì)于集團(tuán)型組織進(jìn)行大集中管理，可實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)集中、物理隔離”的多全宗分級(jí)分權(quán)管控;

檔案門(mén)戶(hù)：構(gòu)建了不同角色的門(mén)戶(hù)，檔案管理員、利用者、系統(tǒng)運(yùn)維人員等多角色的門(mén)戶(hù)展示;

預(yù)歸檔平臺(tái)：將檔案收集前置，可以按照業(yè)務(wù)場(chǎng)景、系統(tǒng)來(lái)源、組織來(lái)源等結(jié)構(gòu)將元數(shù)據(jù)、電子文件進(jìn)行收集，并不需要按照全宗、門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)、整理;

集成引擎：檔案來(lái)源于業(yè)務(wù)，需要與業(yè)務(wù)場(chǎng)景充分連接，集成引擎提供了強(qiáng)大的第三方異構(gòu)系統(tǒng)無(wú)縫連接的能力，且可與泛微OA實(shí)現(xiàn)一體化管理;

流程引擎：檔案全生命周期由流程進(jìn)行連接與驅(qū)動(dòng)，流程的靈活性顯得十分重要;

電子簽章：集成電子簽章，保障電子檔案防篡改;

移動(dòng)引擎：為有移動(dòng)需求的客戶(hù)提供移動(dòng)端的檔案在手機(jī)上查閱、流程審批等，泛微具有強(qiáng)大的移動(dòng)建模引擎平臺(tái)來(lái)支撐客戶(hù)移動(dòng)端檔案應(yīng)用場(chǎng)景;

報(bào)表引擎：檔案是組織重要的運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、研發(fā)等數(shù)據(jù)，需要加以統(tǒng)計(jì)分析，文書(shū)定具有數(shù)據(jù)報(bào)表中心的模塊，來(lái)支撐客戶(hù)對(duì)報(bào)表靈活多樣的需求;

低代碼平臺(tái)：組織需求必然會(huì)經(jīng)常變化，可以通過(guò)低代碼平臺(tái)，隨時(shí)支撐業(yè)務(wù)需求的不斷優(yōu)化、不斷新增系統(tǒng)個(gè)性化功能應(yīng)用。

6.隨著電子發(fā)票的普及，目前企業(yè)最緊迫的任務(wù)是實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理，泛微文書(shū)定針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案有專(zhuān)項(xiàng)解決方案嗎?請(qǐng)簡(jiǎn)要介紹一下電子會(huì)計(jì)檔案的管理要點(diǎn)。

陳馳：在國(guó)家財(cái)務(wù)部、國(guó)家檔案局79號(hào)令以及6號(hào)文的指導(dǎo)下，以及全面電票的趨勢(shì)下，泛微·文書(shū)定提供了專(zhuān)項(xiàng)的電子會(huì)計(jì)檔案解決方案，主要核心管理要點(diǎn)為：

收集整理自動(dòng)化：對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀企直連、影像系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的憑證、單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、業(yè)務(wù)附件可進(jìn)行在線(xiàn)收集，自動(dòng)歸檔。

智能關(guān)聯(lián)、自動(dòng)成冊(cè)：可根據(jù)多種業(yè)務(wù)字段，如：?jiǎn)螕?jù)類(lèi)型、編碼、關(guān)鍵字、組合字段、自定義字段等維度匹配，實(shí)現(xiàn)憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單等自動(dòng)關(guān)聯(lián)成冊(cè)。

紙電混合管理：通過(guò)虛擬庫(kù)房，可實(shí)現(xiàn)檔案裝盒、上下架、盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上、線(xiàn)下檔案一一匹配。

檔案關(guān)聯(lián)查詢(xún)、借閱：可通過(guò)憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單等單個(gè)維度或多個(gè)組合維度，穿透查詢(xún)，完整溯源業(yè)務(wù)場(chǎng)景。

7.我是一家傳統(tǒng)的檔案室，日常主要做的是檔案庫(kù)房管理，現(xiàn)在單位要求將傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房升級(jí)為數(shù)字化檔案室，我應(yīng)該怎么做?

陳馳：數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要檔案部門(mén)、信息化部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)共同參與實(shí)施。主要包括：

按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線(xiàn)與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來(lái)一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿(mǎn)足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵(lì)依托現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

開(kāi)發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全，滿(mǎn)足各類(lèi)用戶(hù)共享需求。

根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度。明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。

加大人才建設(shè)力度，通過(guò)培訓(xùn)或引進(jìn)人才，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。

8.客戶(hù)在選型檔案管理軟件時(shí)，你認(rèn)為要關(guān)注哪些要點(diǎn)?另外要避免犯哪些常見(jiàn)錯(cuò)誤?

陳馳：隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，客戶(hù)對(duì)檔案管理也提出更高的要求，在選擇購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件之前，先梳理以下幾點(diǎn)：

是否對(duì)單位的業(yè)務(wù)場(chǎng)景充分了解：我們選擇檔案管理軟件，核心是管理什么內(nèi)容，什么數(shù)據(jù)。先聚焦核心場(chǎng)景進(jìn)行檔案管理，在滿(mǎn)足核心場(chǎng)景后再延展到邊緣場(chǎng)景。不要以為上一套軟件上來(lái)就什么內(nèi)容都進(jìn)檔案系統(tǒng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)使用下來(lái)問(wèn)題很多。因?yàn)闄n案來(lái)源于業(yè)務(wù)，服務(wù)于業(yè)務(wù)，如組織對(duì)業(yè)務(wù)場(chǎng)景不清晰，則無(wú)法完整了解企業(yè)檔案管理的全貌，無(wú)法清晰地了解收集保管范圍以及保管期限。

系統(tǒng)是否可以提供試用機(jī)會(huì)：通過(guò)試用先體驗(yàn)對(duì)方的功能點(diǎn)，跟自己的需求是否匹配?；蛘甙才艔S(chǎng)家專(zhuān)人上門(mén)免費(fèi)演示，把廠(chǎng)商的產(chǎn)品功能搞清楚再?zèng)Q定。

系統(tǒng)集成能力和延展性是否強(qiáng)大：檔案軟件是把它當(dāng)做一套獨(dú)立的軟件，還是需要跟其它系統(tǒng)集成，讓其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)最終要沉淀到檔案軟件中?剛開(kāi)始使用時(shí)，需求比較少。但是到了后期很多人使用后，各個(gè)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)都集中過(guò)來(lái)了，如果軟件不支持快速修改調(diào)整，后期的使用范圍會(huì)減弱很多。

實(shí)施過(guò)程是否可以分期進(jìn)行。整體的項(xiàng)目規(guī)劃可以分期分步實(shí)施。先滿(mǎn)足核心需求，再滿(mǎn)足邊緣需求，先簡(jiǎn)單后復(fù)雜。分步實(shí)施可以保證項(xiàng)目的成功率更高。

軟件部署模式是SaaS模式還是本地私有化部署：

這2種模式各有優(yōu)劣，此處不做過(guò)多比較。如果是重要的數(shù)據(jù)資源，建議能支持本地私有化管理。

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