如何有效提高項目執(zhí)行效率？

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項目執(zhí)行過程有助于交付項目的實際工作、輸出和可交付成果。因為在項目執(zhí)行階段，大多數(shù)項目活動完成，項目可交付成果產(chǎn)生并交付給客戶。

項目執(zhí)行目的是什么？

項目執(zhí)行過程的目的是完成項目管理計劃中定義的工作，實現(xiàn)項目目標。在計劃過程中，你要確定什么時候做什么、活動的順序及工具、將要采購的材料和設(shè)備、整個項目的預(yù)算等。這些計劃將在整個項目執(zhí)行中落實。如果你制定了一個成功的項目計劃，那么項目執(zhí)行階段就會順利進行，你也能夠在項目結(jié)束時成功完成項目。

要注意，計劃上的弱點會影響項目的執(zhí)行。這些弱點可能導(dǎo)致預(yù)算超支、項目活動延期、質(zhì)量下降等。

項目執(zhí)行的重點是什么？

項目執(zhí)行有三個主要重點，讓我們逐個看看：

? 管理人

大多數(shù)項目活動由項目團隊負責(zé)處理，項目活動分配給項目團隊成員。因此，在項目執(zhí)行期間，必須對團隊成員進行適當(dāng)?shù)墓芾恚瑥亩晒ν觏椖亢统身椖炕顒印?/p>

? 遵循流程

在項目管理過程中以及項目執(zhí)行期間按步驟進行操作，并遵循這些流程。例如，采購管理流程中明確定義了如何從選定的供應(yīng)商那里采購建筑項目的鋼材。在執(zhí)行階段需要購買鋼材時，有關(guān)采購管理流程將指導(dǎo)完成采購所需遵循的步驟。

? 發(fā)布信息

由于大部分項目工作在項目執(zhí)行過程中交付，因此在執(zhí)行階段，有關(guān)項目的進度信息會經(jīng)常發(fā)布給項目利害關(guān)系人。組織項目團隊參與的會議，審查項目當(dāng)前的狀態(tài)，在會議期間討論項目的后續(xù)步驟、問題以及如何解決這些問題等。

項目會議很重要

項目執(zhí)行期間，你可以組織不同類型的會議，并且在每個會議中提供不同級別的信息。舉個例子，在項目團隊參與的會議中會對項目活動、特定問題等進行詳細的討論。在高層管理層參與會議中會獲取高級別的信息，如項目進度、項目是否按計劃開展、是否在預(yù)算內(nèi)、是否在不久的將來會出現(xiàn)任何高風(fēng)險等。

會議不僅用于提供有關(guān)進度的信息。會議期間應(yīng)討論可以做得更好的事情、問題和替代解決方案、風(fēng)險以及可以確保表現(xiàn)更佳的最佳實踐。

審查項目風(fēng)險

如果預(yù)計在不久的將來會出現(xiàn)風(fēng)險，那么必須審查克服風(fēng)險影響的措施，以及應(yīng)對風(fēng)險影響的應(yīng)急計劃。例如，其中一個項目團隊成員可能會在不久的將來辭職。如果他辭職，新的項目團隊成員可能需要2周的交接期，用來接管辭職員工的活動。這兩周的交接可能會花費項目的10,000元。

項目高效執(zhí)行的要點

項目計劃是對未來的理想化預(yù)測，而項目執(zhí)行卻是跟現(xiàn)實打交道。高效地執(zhí)行需要管理項目里程碑、評估當(dāng)前狀態(tài)并且應(yīng)對各種變化，現(xiàn)代智能項目管理軟件8MSaaS PM在這方面可以減輕項目管理者的負擔(dān)。系統(tǒng)不但真實準確反映項目進展，還能誠實明確劃分責(zé)任，從而幫助你和你的團隊更加高效地執(zhí)行和管理。

1、項目目標規(guī)劃

有著周密規(guī)劃的項目會讓你有時間定期停下來展望未來。你可以在8MSaaS PM內(nèi)為項目創(chuàng)建多個里程碑，定義下一個里程碑是什么樣的、該做什么才能成功達到這個里程碑。系統(tǒng)幫助你隨時檢查支持這些里程碑的具體任務(wù)，以確保各項工作得以完成。

2、追蹤和管理項目的執(zhí)行

追蹤項目執(zhí)行的工作大部分可以通過8MSaaS PM自動追蹤來完成。系統(tǒng)動態(tài)更新項目執(zhí)行情況，與業(yè)務(wù)實時聯(lián)動，你和你的團隊能隨時隨地接收項目消息、查看可交付成果、審批項目等等，監(jiān)督好進度的執(zhí)行狀況。

而且，8MSaaS系統(tǒng)可記錄每個項目團隊成員的真實工作完成情況——每個任務(wù)的開始、結(jié)束、工作量或持續(xù)時間——并評估這些對下一個里程碑和項目結(jié)束期限有何影響。一旦實際情況與原計劃有偏差，系統(tǒng)自動上報預(yù)警，你就能對照戰(zhàn)略理清其整體影響。

3、變更控制

應(yīng)對變更是項目執(zhí)行工作中必不可少的一環(huán)。8MSaaS PM具有變更控制功能，可分析變更對時間、成本和本質(zhì)的影響，這一點非常重要。系統(tǒng)將項目計劃、費用和資源分配的變更記錄關(guān)聯(lián)到指定的變更請求，幫助管理者跟蹤項目計劃和執(zhí)行中的各種變更。

在如此快速變化的商業(yè)環(huán)境下，企業(yè)任何戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)都是通過具體的項目來完成的，而管理的核心內(nèi)容是確保成果的交付。8MSaaS PM項目管理系統(tǒng)為項目團隊打造一個透明的溝通與執(zhí)行平臺，圍繞目標清晰、責(zé)任明確、機制健全等方面，更好地把控項目執(zhí)行，提高項目交付率。想了解關(guān)于8MSaaS的更多信息，請點擊：http://www.8msaas.cn/

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