8Manage：運行項目時應該跟蹤的六大事項

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作為項目經(jīng)理，你的主要工作是領(lǐng)導和協(xié)調(diào)項目團隊，以生產(chǎn)客戶期望的成品。在許多項目中，尤其是大型或復雜項目，有許多人致力于實現(xiàn)這一共同目標。他們具有不同技能、不同個性、不同地理位置和不同動機。在任何給定時間也可能要完成幾項活動，團隊遇到的幾個問題，以及客戶需要做出的幾項決策才能繼續(xù)推進該項目。本文將分享項目管理過程中，項目經(jīng)理應該跟蹤的六大重點事項。

在運行項目，尤其是大型項目或復雜項目時，可能會出現(xiàn)許多項目經(jīng)理無法處理的情況：

?許多具有不同背景和動機的

?參與者多項并發(fā)活動

?出現(xiàn)的幾個問題

?需要的幾個決定

?缺乏整體組織

當項目中存在這些條件時，它們可能會導致一些問題，例如：

?誤解了項目可交付成果

?項目進度沖突或工作差距

?錯過重要的項目可交付成果或工作

?拖延項目問題

?最終產(chǎn)品交付與客戶期望不符

作為項目經(jīng)理，你有責任組織得井井有條，注重細節(jié)，并協(xié)調(diào)項目的許多“活動部分”。如果你跟蹤每個項目的信息，那就能夠?qū)椖靠山桓冻晒星逦牧私?，減少日程安排沖突和工作差距，更好地跟蹤項目可交付成果和工作，以及快速識別并解決問題，交付滿足客戶期望的最終產(chǎn)品。

接下來，8Manage將分享在每個項目中項目經(jīng)理應該跟蹤的六大事項，以提供最佳結(jié)果。可能還有其他類型的信息需要分享或跟蹤，這取決于正在運行的項目類型，但你至少應該跟蹤以下這六大事項。

1、范圍、章程或工作說明

對于你運行的每個項目，第一件需要跟蹤的事是范圍、章程或工作說明。該文檔是你、項目經(jīng)理和要求你生產(chǎn)成品的人（也稱為請求者或客戶）之間的書面協(xié)議或合同。它描述了你將為它們制造或生產(chǎn)的產(chǎn)品，一些常規(guī)參數(shù)（例如尺寸和形狀），以及通常如何進行操作。包括通常負責做某事的人員，例如你的團隊負責構(gòu)建事物，而你的客戶負責在整個項目中提供需求和各種批準。

它不應該像項目進度表那樣詳細，但應包括高級信息，例如總體工時表、所涉及的每個人的總體職責以及總體成本。不過，請不要陷入設(shè)計解決方案的陷阱，只捕獲客戶的需求。在項目的稍后部分，你應該有機會創(chuàng)建更詳細的設(shè)計。

2、WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項目進度表

WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項目進度表是你同意為客戶生產(chǎn)的商定項目可交付成果以及所需的活動和資源的層次分解。這兩件事通常是相伴而生的。實際上，許多人將WBS和項目進度表看作是同一件事，但從技術(shù)上講，它們并不相同。WBS和項目進度表應該具有相同的總體結(jié)構(gòu)，但是項目進度表比WBS詳細得多。

WBS是范圍文檔中描述的可交付成果的分層細分。如果范圍文檔創(chuàng)建正確，那么你應該能夠?qū)⒃撐臋n中的高級可交付結(jié)果作為WBS的起點，從而進一步細分它們。項目進度表應包括來自WBS的可交付成果明細，以及計劃的活動和生產(chǎn)它們所需的資源。你可以在電子表格中創(chuàng)建WBS和項目進度表，但建議你使用項目進度表軟件來創(chuàng)建和管理這些內(nèi)容。

3、設(shè)計文檔

設(shè)計文檔是一份詳細的文檔或一組文檔，描述了你將如何為客戶構(gòu)建或創(chuàng)建成品?，F(xiàn)在，設(shè)計的大小、細節(jié)和格式各不相同，具體取決于你制作的項目類型。它們可以是概念草圖、電氣原理圖，可以是計算機輔助設(shè)計或CAD圖，也可以是過程流程圖，書面文檔等。

在構(gòu)建任何東西之前，請記住要讓你的設(shè)計獲得客戶的認可，否則你可能會冒著客戶改變設(shè)計的風險，并迫使你在以后花費時間和金錢進行重新構(gòu)造。如果你的客戶確實希望在獲得批準后更改設(shè)計的某些方面，請要求他們重新批準更新的設(shè)計，以及從時間或成本的角度考慮更改對項目造成的任何影響。

4、變更請求

變更請求與范圍文檔、項目進度表和設(shè)計文檔緊密相關(guān)。變更請求是與最初商定的項目范圍、工時表和成本估算的任何偏差。你可以將變更請求視為對你的團隊和客戶之間形成的原始協(xié)議或合同的修訂。這些更改可以包括范圍更改，如時間表或截止日期的更改，或成本的更改。

這些更改可以由項目團隊或你的客戶提出建議，但是在你解釋了對任何時間和項目成本的影響后，應由客戶批準。請記住，范圍、時間和成本更改可以互斥。例如，你的項目可能會有范圍變更，但是可能會也可能不會因為該范圍的變更而產(chǎn)生任何時間線或成本影響。將每個變更請求分配給某人，以獲得所有權(quán)、跟蹤和關(guān)閉，并在變更請求日志中捕獲和跟蹤每個提議的變更請求?？蛻魧γ總€變更請求的批準可以是正式簽署的文件，也可以是非正式的“同意”或“拒絕”類型的電子郵件。

5、問題和風險

問題和風險是可能使你的項目脫軌的任何實際或潛在問題。它們可能會令你的團隊在達成協(xié)議范圍時遇到問題，可能導致難以按協(xié)議時間范圍交付成果，或者可能難以在協(xié)議預算范圍內(nèi)交付。

問題和風險彼此之間息息相關(guān)。風險僅僅是可能發(fā)生的問題。在問題和風險日志中捕獲并跟蹤這些項目，并在團隊中的人員識別出它們后立即執(zhí)行?？焖偬幚聿⒔鉀Q問題和風險非常重要，尤其是在高風險項目中。在日志中捕獲問題或風險時，請將每個項目分配給所有者，由其負責跟蹤和結(jié)束。

6、簽字

簽字是客戶對你的項目義務已經(jīng)履行的正式確認，包括你捕獲并獲得批準的所有請求。你需要確定你的項目需要多少正式簽字，讓你的客戶為你在整個項目中產(chǎn)生的每個主要可交付物進行正式簽字可能是個好主意。對于具有單個可交付成果的小型項目，你可能需要一次簽字，或者對于較大的項目，你可能會有多個簽字。范圍文檔中描述的主要可交付成果、工作分解結(jié)構(gòu)中的主要可交付成果和簽字之間應該具有相關(guān)性。

簽字很重要，因為你應該與你的客戶了解，簽字后他們想要的其他任何東西都超出你與團隊最初達成的協(xié)議，并且可能會花費更多的時間和更多的資金。在項目開始時就與你的客戶達成協(xié)議。這樣，他們將從整個項目的審批角度知道期望的結(jié)果，并且他們還將了解任何簽字后的更改都將付出一定的代價。簽字可以采用正式簽名文檔的形式，也可以采用非正式的“謝謝，看起來不錯”的電子郵件形式。

此外，現(xiàn)代項目管理軟件8Manage PM（http://www.8manage.cn/pm/pm.html）可以幫助你跟蹤這六種信息。8Manage 提供項目總概覽、費用、項目階段、資源、依賴、可交付成果、風險、變更請求、現(xiàn)狀調(diào)查、關(guān)鍵指標和對比等不同概覽，幫助項目經(jīng)理實時跟蹤項目狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題和跟蹤解決問題的行動。

同時，8Manage 項目管理工具還提供項目匯總，文檔庫，提醒，訂單，采購合同，變更請求等多種實時顯示組件，方便項目人員快速查看各種項目信息，隨時掌控項目進展情況。

最后的話

最后，如果你跟蹤每個項目的這六類信息（范圍、章程或工作說明書，工作分解結(jié)構(gòu)和項目進度表，設(shè)計文檔，變更請求，問題和風險以及簽字），那么你應該與你的項目客戶清楚地了解你為他們提供什么以及如何去做。當你的項目沒有完成時，應該減少計劃沖突和工作間隔。你應該能夠更好地跟蹤項目可交付成果和其他重要項目工作，更及時地發(fā)現(xiàn)和解決問題，并且應該能夠交付更符合客戶期望的最終產(chǎn)品。

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