談?wù)勂髽I(yè)建立PMO的必要性

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項目管理辦公室（PMO） 是公司內(nèi)部或外部的一個團(tuán)體，它負(fù)責(zé)組織、維護(hù)并確保組織范圍的項目管理的標(biāo)準(zhǔn)。PMO集多個職能于一身，為你提供管理多個項目以及多個項目群(每個項目群都是相關(guān)項目的集合)的能力。有了PMO，甚至單個項目都能運(yùn)行得更好。

在正確的時間和正確的人一起做正確的項目

PMO扮演著越來越重要的角色，不僅協(xié)調(diào)和管理項目，而且推動信息透明度，這種透明度是企業(yè)做出最佳決策所需的。

PMO接受越來越多項目的挑戰(zhàn)，這些項目具有競爭優(yōu)先級和有限資源。因此，PMO還帶來推行最重要舉措、優(yōu)化分配資源和最終加速企業(yè)成長和成功所需的洞察力。它不是關(guān)乎實施盡可能多的項目，而是關(guān)乎執(zhí)行為公司帶來價值的項目和投資組合。

使用PMO驅(qū)動敏捷性

啟用PMO可以大大提高企業(yè)預(yù)測變化、調(diào)整計劃和加速執(zhí)行以實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的能力。成功的PMO有助于你：

? 整體了解你今天的投資和未來的計劃

? 確保你準(zhǔn)備替代計劃，應(yīng)對可能發(fā)生的事項

? 做正確的事，提高項目質(zhì)量和效率，同時控制在預(yù)算之內(nèi)

? 清楚了解員工利用率和實際能力，確保他們在做真正重要的工作

? 總是關(guān)注首要任務(wù)，大幅減少失敗項目的數(shù)量

? 提供更多與公司戰(zhàn)略保持一致的業(yè)務(wù)結(jié)果

建立你的PMO

考慮PMO是否有必要建立時，組織最關(guān)注的是能否從一個作為功能性實體的PMO或是一個虛擬的PMO社區(qū)中得到最佳的利益。

實行PMO所能帶來的優(yōu)勢是很明顯的：

① 提高了項目工作的可見性，并相對降低了項目的風(fēng)險性和不穩(wěn)定性。

② 確保了所有項目在生存周期中的變化控制，確保已定義和量化的范圍和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在沒有管理層的可見和跟蹤的情況下不發(fā)生變化。

③ PMO通過嚴(yán)格的關(guān)卡標(biāo)準(zhǔn)使項目從確定要求階段進(jìn)行到開發(fā)階段可以節(jié)省操作性成本。

④ 減少了進(jìn)入系統(tǒng)的新項目的預(yù)熱時間。

⑤ PM0則可以協(xié)助項目經(jīng)理進(jìn)行資源的分配工作。

⑥ 為所有的項目提供了高質(zhì)量的、健全的、可重復(fù)使用、可共同操作的項目模板和處理過程。

⑦ 著重于需要進(jìn)行管理的關(guān)鍵性事務(wù)其中包括在設(shè)計、開發(fā)和實現(xiàn)階段所出現(xiàn)的各種事務(wù)。

⑧ 可以從以前項目的成功和失敗中給出經(jīng)驗和教訓(xùn)。

建立PMO并不復(fù)雜。使用現(xiàn)代化PMO軟件(http://www.8msaas.cn/project/pmo.html)，如8MSaaS PMO，你可以快速建立PMO。一旦建立PMO，它就能幫助你回答以下問題：

? 你什么時候應(yīng)該做哪些項目?

? 誰會參與這些項目?

與你的PMO實現(xiàn)最佳的業(yè)務(wù)結(jié)果

通過積極管理策略、預(yù)測變化、制定隨時準(zhǔn)備變化的方案、調(diào)整優(yōu)先級和加速重點(diǎn)優(yōu)先級執(zhí)行，8MSaaS PMO為你提供了實現(xiàn)最佳結(jié)果的解決方案。

8MSaaS PMO 包含單個項目管理所需的功能，并且所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO 層，確保數(shù)據(jù)的實時性和準(zhǔn)確性，有效提高你的業(yè)務(wù)管理效率。

1、計劃管理：

8MSaaS PMO幫助你對制定的計劃進(jìn)行可行性分析，以更科學(xué)合理地確定項目請求的優(yōu)先次序。新項目請求通過審批成為正式項目后，系統(tǒng)的投資關(guān)注功能也可幫忙持續(xù)監(jiān)控項目實況，包括計劃時間表與實際進(jìn)展對比分析。

2、風(fēng)險管理：

8MSaaS PMO軟件能自動檢測項目各種系統(tǒng)性風(fēng)險及其影響，包括項目計劃，成本，資源以及質(zhì)量的風(fēng)險，并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動推測最終的影響，項目人員可清楚地知道若不及時恰當(dāng)?shù)毓芾磉@些風(fēng)險的嚴(yán)重性。

3、溝通管理：

8MSaaS PMO強(qiáng)大之處在于其數(shù)據(jù)的靈活性、準(zhǔn)確性與實時性，能幫助項目和項目群盡量地減少誤解，提高團(tuán)隊合作效率。系統(tǒng)支持對可交付成果的查看與審批進(jìn)行迭代管理，幫助項目人員有效地進(jìn)行迭代需求溝通。

4、資源管理：

8MSaaS PMO自動根據(jù)資源技能和可分配時間跨區(qū)域和部門查找合適的資源，并根據(jù)分配情況自動進(jìn)行費(fèi)用估算和預(yù)算，自動檢測資源的過度分配與不合適的資源。

軟件還提供各種資源計劃與使用報表，項目人員可清晰地了解在項目進(jìn)展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況。

5、成本管理

8MSaaS PMO能幫助企業(yè)全面有效地管理活動、項目以及項目群的成本預(yù)算，并實時跟蹤和匯總實際的收入和成本，包括項目中的銷售訂單與合同，項目工時成本，各項項目費(fèi)用，采購訂單，開票與回款等。

6、多項目業(yè)務(wù)地圖

8MSaaS PMO提供業(yè)務(wù)地圖功能可讓項目群管理者在一個頁面監(jiān)管所有的項目。并且，管理者可利用業(yè)務(wù)地圖在一個頁面管理整個企業(yè)的所有項目群與項目。業(yè)務(wù)地圖的所有信息都是由具體的下一層業(yè)務(wù)交互匯總到上一層的(例如：申請、交付與驗收)，所有的信息都是實時的，并且可以層層展開以深入了解具體的來龍去脈。業(yè)務(wù)地圖中的可交付成果必須是已完成或已驗收的狀態(tài)，業(yè)務(wù)地圖中的所有信息都是精準(zhǔn)的、簡明的和實時的。

結(jié)語

隨著專業(yè)項目管理公司的培育和發(fā)展，以及虛擬團(tuán)隊的出現(xiàn)，PMO將會成為提高項目管理水平的重要手段。相關(guān)項目管理軟件的應(yīng)用，促使項目管理事半功倍，因此其逐漸成為項目管理中不可缺少的工具。另外，在對項目管理軟件進(jìn)行具體應(yīng)用過程中，熟練應(yīng)用WBS，可以促使PMO項目管理軟件的作用得到更充分發(fā)揮。

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