8Manage PM：項目失控的常見原因及對策

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幾乎所有項目在開始時看上去都比在中期或后期要簡單得多。以下是導致項目失控的常見原因，通過研究它們并盡可能地將其內(nèi)在化，可以較大程度地提高項目成功的概率，降低項目風險。

1、缺乏管理層支持

某些公司的高級管理層通常不欣賞使用現(xiàn)代項目管理軟件和項目控制實踐的好處，因此，不支持在組織中樹立專門的項目控制文化。

在組織中缺乏管理層的支持和缺乏項目控制文化，通常會導致項目控制被三心二意地實施以及限制投資和培訓。因此，管理層必須在所有員工之間建立項目控制文化，并提供所需的所有支持和鼓勵。

調(diào)查結(jié)果也證明了這一點，即高層管理人員的支持對于項目成功而言比任何其他因素(例如使用正確的工具和正確的項目控制方法)都更為重要。結(jié)果表明，高層管理人員的支持對項目的成功非常重要，尤其是結(jié)果控制、成本和時間控制。

2、缺乏項目控制培訓制度

這一挑戰(zhàn)與培訓質(zhì)量和項目工作人員對項目控制的知識密切相關(guān)。 從業(yè)者認為，如果建設和項目管理人員比他們現(xiàn)在更了解項目控制的科學，那么項目控制將更加有效。這是因為他們中的許多人認為項目控制只是關(guān)于甘特圖，并且不了解與掙值分析、進度分析、S曲線等有關(guān)的問題。

認真對待有效交付項目的組織不僅應該投入必要的項目控制系統(tǒng)和程序，還需要提供正確實施這些系統(tǒng)和程序所需的必要培訓。對項目團隊的所有成員(包括承包商)進行充分的培訓，對于順利運行和使用項目控制系統(tǒng)至關(guān)重要。

3、沒有在項目早期階段實施項目控制

研究還發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場管理人員在項目初期通常認為還有足夠的時間，往往并不十分注意項目的進展和績效。隨后，這將導致急于加速完成項目，不可避免地對項目控制產(chǎn)生負面影響，并經(jīng)常增加項目成本。

從一開始就可以通過監(jiān)視、報告和采取必要的糾正措施來緩解這種情況。這將確保潛在的項目問題盡早發(fā)現(xiàn)并有序而系統(tǒng)地加以控制。

4、勞動的低效利用和控制

研究表明，現(xiàn)場管理往往難以有效控制勞動力，這對項目控制過程產(chǎn)生了負面影響。研究得出的結(jié)論是，對資源分配及其在建設中的現(xiàn)金流量影響的重視程度較低。受訪者透露，建設項目中的勞動力使用通常無法按計劃有效地管理和利用。由于建設項目通常是勞動密集型的，如果不善于勞動力管理，往往會對工期和成本的有效控制產(chǎn)生不利影響。

5、過度授權(quán)

客戶在其項目管理流程中設計的某些授權(quán)審批通常不利于有效的項目控制。在很多情況下，時間都花在等待可能不是項目團隊成員的經(jīng)理的批準上，而項目團隊也無法做出戰(zhàn)略性的決策。

一位受訪者指出，在為客戶執(zhí)行項目時，客戶的解決方案授權(quán)和計劃預算的批準通常是成本和時間控制過程的瓶頸，因為這不必要地導致了延遲。雖然擁有授權(quán)是一種很好的管理實踐，但是過多的使用可能會導致*和僵化，這對于有效的時間和成本控制來說并不是一個好兆頭。

6、使用對抗性和非合作形式的合同

使用對抗類型的合同通常會成為項目控制過程中的瓶頸，因為它們無助于開放性和協(xié)作性，有時可能會阻止項目合作伙伴承認已犯的錯誤。研究表明，“嚴格對抗”甚至“守衛(wèi)對抗”合同方式比采用伙伴方式的項目具有較低的項目成本、時間和技術(shù)性能。

7、客戶端設置中的通信問題

該研究還表明，客戶組織內(nèi)部的無效溝通往往會帶來相互沖突的信息。客戶辦公室的工作人員與其現(xiàn)場代表之間缺乏清晰和正確的溝通，有時會導致混亂。

結(jié)果發(fā)現(xiàn)，有些代表傳達了他們想要的信息，但沒有傳達合同中的信息，有時會引起爭論，延誤并增加客戶后來提出異議的成本。客戶和承包商之間通常存在高度的信息不對稱性，需要解決這些問題才能確保項目成功。

由于項目控制依賴于信息和數(shù)據(jù)，因此有效溝通對于有效項目控制的重要性不可低估。為了在實踐中實現(xiàn)有效的項目控制，重要的是要保持溝通渠道暢通，并在項目控制過程中及時將最新信息傳達給相關(guān)人員。

8、阻礙客戶代表

我們還發(fā)現(xiàn)，一些客戶代表可能會妨礙他們證明自己的重要性，而這并不會造成團隊合作和流暢的項目控制流程。對此，接受采訪的一位高管說：

“……與客戶的管理問題……是另一個問題; 我們有客戶代表……他們想確保自己的職位安全，所以他們(過分熱心)創(chuàng)造一種情況，以確保自己有一份工作。”

客戶代表的這種態(tài)度并不能預示項目控制工作和項目的成功。為避免這種情況，所有項目方都必須采取非對抗和協(xié)作的方式進行有效的項目控制。

9、非事實報告

不良報告的問題是一個重大而頻繁的挑戰(zhàn)，需要處理才能使項目控制工作在實踐中有效。

從進行的采訪中可以明顯看出，現(xiàn)場管理小組報告的信息并不總是真實的。造成這種情況的原因之一是，現(xiàn)場管理人員有時會對項目的狀態(tài)不知不覺地感到樂觀，或者在最壞的情況下不誠實地隱瞞真實情況，希望能夠使失敗的項目重回正軌，而不驚動辦公室的高級員工。

因此，在項目控制中進行分析時使用的報告信息，最終會產(chǎn)生無法真實反映項目的結(jié)果，并且需要采取糾正措施的區(qū)域?qū)τ诟呒壗?jīng)理而言并不明顯，從而使時間和成本控制無效。為了給項目控制一個更好的成功機會，重要的是報告要真實和準確。這將確保報告中的信息突出顯示真實的項目成本和時間狀態(tài)，并且可以采取措施使項目回到正軌。

最后的話

隨著技術(shù)和項目管理軟件的進步，現(xiàn)代項目管理工具，比如8Manage PM，具有內(nèi)置的最佳實踐，甚至可以自動計算完成百分比，以使人們保持誠實。

項目計劃和跟蹤涉及大量動態(tài)和相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，單靠人工和Excel表格難以處理和控制。

現(xiàn)代項目管理軟件是最有用的工具之一。8Manage PM項目管理軟件通常用于項目計劃、時間管理、資源分配、預算以及實際成本跟蹤和變更管理等，幫助公司提高競爭力并設定目標，并使你從行業(yè)中脫穎而出。

規(guī)范項目管理流程：提供簡單審批與驗收機制，幫助你跟蹤項目進度。項目信息實時準確，問題及確定問題的責任人更容易被發(fā)現(xiàn)，讓你的團隊保持誠實。

計劃與執(zhí)行實時同步：項目計劃可以被追溯，用戶所使用與共享的當前計劃都是唯一的，從而能完全消除由多個版本的真相而造成的誤解。當前的計劃實時反映項目成員最新的可交付成果及其完成情況。

項目實時跟蹤匯報：記錄、追蹤及匯總上報每一個活動的問題及解決行動的進程，還能提供不同影響的歸因分析，幫助領(lǐng)導們第一時間作出適當權(quán)衡。

項目團隊績效管理：協(xié)助項目管理者完成從定性的績效考核到定量的科學管理的過渡，合理管理團隊的權(quán)責，并自動檢測分配到項目活動中每個資源的技能差距，以最大限度地減少不匹配的情況。

正是由于8Manage PM項目管理軟件管理數(shù)據(jù)真實性及完整性的獨特優(yōu)勢，實時和隨時掌握項目真實情況并及時知道偏差，才能使項目始終保持正軌，讓整個團隊能更科學更安全地完成項目。要防止項目失控，不能在任一個環(huán)節(jié)放松大意，更多有效控制項目的對策，請聯(lián)系我們獲取吧。http://www.8manage.cn/

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