多項目管理的三大關(guān)鍵成功因素

　 阿里云優(yōu)惠券 先領(lǐng)券再下單

組織實施多項目管理(MPM)的其中一個關(guān)鍵原因是為了提高項目的效率和管理水平。項目管理辦公室(PMO)經(jīng)理的預(yù)期產(chǎn)出，除了滿足時間、成本、績效和顧客需求外，還包括組織資源的有效利用。以下是影響多項目管理的三大關(guān)鍵成功因素，希望能對大家有所幫助。

能力方面

PMO管理者的勝任力是整體效能的重要預(yù)測因子。為了有效地管理多個項目，PMO經(jīng)理應(yīng)該具備一系列能力，幫助他們精通領(lǐng)導(dǎo)單個項目，并在其職責(zé)范圍內(nèi)協(xié)調(diào)多個項目。

對于重要的個人項目，PMO經(jīng)理應(yīng)該具備行政、個人、人際、業(yè)務(wù)和技術(shù)能力。

1.行政能力指的是項目經(jīng)理在計劃、組織和控制項目方面的知識、技能和經(jīng)驗。

2.個人能力是項目經(jīng)理的內(nèi)在品質(zhì)(如有組織、負(fù)責(zé)、積極主動、成熟和靈活)。

3.項目經(jīng)理與其他項目利害關(guān)系人互動的知識、技能和經(jīng)驗被稱為人際能力，這對項目經(jīng)理來說至關(guān)重要，因為他們經(jīng)常不得不在沒有直接權(quán)力的情況下對項目團(tuán)隊成員施加影響。

4.業(yè)務(wù)能力包括項目經(jīng)理在處理項目的業(yè)務(wù)/戰(zhàn)略方面的知識、技能和經(jīng)驗，具備商業(yè)意識、以客戶為中心、戰(zhàn)略思維和利潤/成本意識。項目管理中，業(yè)務(wù)能力的重要性已經(jīng)增加，這是由于在商業(yè)社區(qū)中接受項目作為基本業(yè)務(wù)工具的增長的結(jié)果。

5.技術(shù)能力是指項目經(jīng)理與項目產(chǎn)品的技術(shù)方面相關(guān)的知識、技能和經(jīng)驗。

具備多項目能力(如多任務(wù)處理、同時進(jìn)行的團(tuán)隊管理和跨項目過程)會對協(xié)調(diào)項目有所幫助。一旦PMO經(jīng)理精通多任務(wù)處理，他們就能夠評估自己的資源能力，以設(shè)置優(yōu)先級，并有效地在不同的項目之間切換上下文進(jìn)行多任務(wù)處理。

PMO經(jīng)理還應(yīng)該有效地管理與共享里程碑、資源和技術(shù)相關(guān)的項目之間的相互依賴和交互。同時，管理團(tuán)隊也是一項重要的能力。它包括以快速的方式將團(tuán)隊組織起來并獲得團(tuán)隊責(zé)任的能力，以不連續(xù)的方式領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊，包括為每個團(tuán)隊選擇和使用不同的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，并以簡潔和正式的方式與團(tuán)隊溝通。

組織應(yīng)該確保他們所有的PMO經(jīng)理都具備上面列出的能力。組織可制定一份能力標(biāo)準(zhǔn)清單，并用它來評估他們的項目經(jīng)理，名單上缺乏某些能力的人可能需要培訓(xùn)和發(fā)展。這個能力列表也可以在項目經(jīng)理分配過程中使用。雖然管理、人際關(guān)系、個人內(nèi)部、業(yè)務(wù)和技術(shù)能力對任何項目經(jīng)理都很重要，但PMO經(jīng)理尤其應(yīng)該具備MPM能力。

組織文化方面

組織文化也是多項目管理整體有效性的另一個強(qiáng)有力的預(yù)測因素。以團(tuán)隊為導(dǎo)向的文化培養(yǎng)了承諾、溝通、團(tuán)隊合作和對表現(xiàn)的獎勵，從而提高多項目管理的效率。

項目承諾應(yīng)該來自最高管理層，并得到組織各個層次的支持。這種推動承諾的文化鼓勵項目團(tuán)隊成員致力于他們的項目，并對項目開發(fā)有強(qiáng)烈的貢獻(xiàn)感。

促進(jìn)溝通的組織文化也很重要。管理人員應(yīng)該創(chuàng)造一個工作環(huán)境，鼓勵組織成員為實現(xiàn)組織內(nèi)的共同目標(biāo)而相互交流。這包括創(chuàng)建一種有用的方法，通過這種方法可以在不同的項目之間共享知識和經(jīng)驗，并建立有效的溝通渠道來支持信息和知識的共享。

組織文化也應(yīng)該支持團(tuán)隊合作。企業(yè)文化應(yīng)促進(jìn)團(tuán)隊合作的強(qiáng)烈意識，并鼓勵團(tuán)隊成員通過分享知識和專長，互相幫助和支持。

最后同樣重要的是，組織應(yīng)該創(chuàng)造支持績效獎勵的文化。制定明確的獎勵政策，包括制定明確的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，對表現(xiàn)超出預(yù)期的員工建立一套認(rèn)可和贊賞的體系。管理部門還應(yīng)確保組織的成員對獻(xiàn)身的承諾和出色的表現(xiàn)有強(qiáng)烈的獎勵意識。

跨項目過程和管理項目相互依賴及交互的過程對多項目管理也很重要。由于沒有建立跨項目過程的標(biāo)準(zhǔn)，PMO經(jīng)理可能會開發(fā)他們自己的方法。雖然跨項目過程的度量是基于第一階段的結(jié)果開發(fā)的，但是其他PMO管理者可能不會使用類似的方法。

項目經(jīng)理的分配、過程和資源分配也不應(yīng)忽略。項目經(jīng)理分配工作需要系統(tǒng)的過程和方法，該過程應(yīng)包括對項目優(yōu)先級的理解，確定項目要求與項目經(jīng)理勝任能力之間的匹配，以及對項目經(jīng)理分配的組織和個人限制的理解。

為項目選擇合適的項目經(jīng)理的分配過程非常重要。組織應(yīng)該提出跨項目過程，這將幫助PMO經(jīng)理更有效地利用他們的時間，管理項目間的相互依賴和相互作用。此外，組織還應(yīng)該向PMO管理人員提供合理水平的資源。

從資源充足性和可持續(xù)性的角度衡量資源配置并不是多項目管理有效性的預(yù)測因子，然而由于多項目管理的性質(zhì)，項目經(jīng)理可能并不總是擁有充足和可持續(xù)的資源，這可能是資源分配的預(yù)測效果不顯著的原因。

重要的是利用現(xiàn)代PMO軟件

多項目管理是復(fù)雜的，如果沒有一個好的PMO工具來實現(xiàn)請求-提交-交付實時事務(wù)，以保護(hù)數(shù)據(jù)完整性，精確、實時地聚合和顯示信息，PMO管理者的效率將大大降低?，F(xiàn)代PMO軟件如8Manage PMO(http://www.8manage.cn/pm/pmo.html)可以提供上述功能，它支持項目組合與項目策略管理，幫助PMO管理者高效地管理項目目標(biāo)，協(xié)作，承諾以及投資。

對PMO管理者來說，多項目管理遇到瓶頸期的主要原因是資源過載和項目的優(yōu)先級排序不當(dāng)。8Manage PMO多項目管理軟件能夠幫助他們有效應(yīng)對這兩個問題。

8Manage PMO提供各種資源計劃與使用報表，可按照區(qū)域、部門、項目以及活動進(jìn)行資源的查找、申請、分配并跟蹤所有資源的使用情況，避免出現(xiàn)資源過載的情況。在項目優(yōu)先級處理方面，8Manage PMO能夠幫助你識別風(fēng)險的概率、風(fēng)險處理的優(yōu)先級別及其處理方法。

此外，8Manage PMO多項目管理軟件具有易用性、可靠性和易于集成的產(chǎn)品特征，對于多項目管理和項目組合管理都非常有效。

系統(tǒng)能跟蹤并行項目，利用中心數(shù)據(jù)庫幫你實時控制這些項目，進(jìn)而優(yōu)化團(tuán)隊工作。而且，所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO 層，確保數(shù)據(jù)的實時性、準(zhǔn)確性和完整性，提高項目管理效率。

結(jié)論

綜上，以團(tuán)隊為導(dǎo)向的組織文化、PMO經(jīng)理的能力和利用現(xiàn)代PMO軟件的有效性是多項目管理整體有效的重要預(yù)測因子。企業(yè)應(yīng)利用好這三方關(guān)鍵因素，從實現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營價值最大化的目標(biāo)出發(fā)，實現(xiàn)資源優(yōu)化整合和高效利用，提高項目成功率和收益率。

申請創(chuàng)業(yè)報道，分享創(chuàng)業(yè)好點子。點擊此處，共同探討創(chuàng)業(yè)新機(jī)遇！