電子采購(gòu)流程全解析！看這一篇就夠了

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許多企業(yè)開(kāi)始評(píng)估它們的采購(gòu)流程，尋找能滿(mǎn)足他們需求的新型電子采購(gòu)工具。采購(gòu)流程包含以下步驟：

- 確定和預(yù)測(cè)材料或服務(wù)需求

- 評(píng)估潛在供應(yīng)商

- 選擇供應(yīng)商

- 發(fā)布和接收采購(gòu)需求

- 持續(xù)衡量和管理供應(yīng)商績(jī)效

各企業(yè)的階段可能有所不同，這取決于采購(gòu)是全新的產(chǎn)品，還是采購(gòu)重復(fù)的產(chǎn)品，以及超過(guò)特定金額門(mén)檻的采購(gòu)是否需要詳細(xì)的審批流程。新產(chǎn)品要求采購(gòu)部門(mén)花更多時(shí)間預(yù)先評(píng)估潛在供應(yīng)商。重復(fù)產(chǎn)品通常都有一些現(xiàn)成的已審批供應(yīng)商。即便如此，你也必須檢查現(xiàn)有采購(gòu)合同是否合規(guī)，確保就最常用產(chǎn)品和服務(wù)獲得最佳交易。

過(guò)去，準(zhǔn)備和管理必要采購(gòu)文檔是個(gè)耗時(shí)的過(guò)程。現(xiàn)在，許多公司已經(jīng)簡(jiǎn)化公文流轉(zhuǎn)流程，通過(guò)使用電子采購(gòu)工具降低所有采購(gòu)所需的成本和文書(shū)工作量。電子采購(gòu)軟件使公文流轉(zhuǎn)管理更加容易，通過(guò)自動(dòng)化、電子生成和傳輸采購(gòu)相關(guān)文件給供應(yīng)商，縮短采購(gòu)周期，幫助簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程。

電子采購(gòu)軟件的好處

電子采購(gòu)流程的好處包括：

- 消除文書(shū)工作和文書(shū)處理

- 加快識(shí)別需求、下達(dá)和接收訂單的速度

- 減少錯(cuò)誤

- 改善與供應(yīng)商及公司內(nèi)部成員的溝通。完善供應(yīng)鏈中更好的供應(yīng)商關(guān)系，為利潤(rùn)創(chuàng)造更大的空間。

- 減少采購(gòu)部門(mén)的間接費(fèi)用

- 采購(gòu)專(zhuān)業(yè)人員可以花更少時(shí)間處理采購(gòu)訂單和發(fā)票，這讓他們有更多時(shí)間關(guān)注戰(zhàn)略采購(gòu)。

這些好處吸引你在采購(gòu)應(yīng)用程序上進(jìn)行投資，但電子采購(gòu)軟件會(huì)為你節(jié)省多個(gè)領(lǐng)域的成本。你可以實(shí)時(shí)查看支出情況，確保不會(huì)超出預(yù)算。你也可以掌控異常支出，鼓勵(lì)員工從可用的在線(xiàn)產(chǎn)品目錄中進(jìn)行采購(gòu)。

電子采購(gòu)解決方案非常靈活，可根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行定制。電子采購(gòu)一切都是自動(dòng)化進(jìn)行的，無(wú)需擔(dān)心文書(shū)丟失或等待休假不在辦公室之人的審批。而傳統(tǒng)采購(gòu)由于存在犯錯(cuò)空間、人工成本以及缺乏支出可見(jiàn)性，其成本相對(duì)要高得多。

電子采購(gòu)流程如何運(yùn)作

電子采購(gòu)流程與手動(dòng)采購(gòu)流程高度相似，但前者開(kāi)展起來(lái)要迅速得多。這里以8MSaaS SRM電子采購(gòu)平臺(tái)為例，為你介紹電子采購(gòu)的流程及應(yīng)用。

1、用戶(hù)需要產(chǎn)品或服務(wù)

采購(gòu)流程始于發(fā)現(xiàn)或預(yù)測(cè)材料或服務(wù)用戶(hù)需求。企業(yè)使用8MSaaS SRM的電子文檔來(lái)確定需求，例如采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)、常規(guī)重新訂購(gòu)系統(tǒng)(例如條形碼)或預(yù)測(cè)訂單和客戶(hù)訂單。有時(shí)，在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中確定的材料要求也有助于采購(gòu)需求。8MSaaS SRM能從客戶(hù)需求的源頭控制企業(yè)的采購(gòu)需求與計(jì)劃，每一個(gè)采購(gòu)需求量都有據(jù)可依，減少不合規(guī)的多采購(gòu)或少采購(gòu)的情況。

2、采購(gòu)批準(zhǔn)(和供應(yīng)商評(píng)估)

根據(jù)采購(gòu)的規(guī)模和性質(zhì)，在這個(gè)階段可能會(huì)有不同的步驟。如果采購(gòu)的是新產(chǎn)品，就要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確定哪個(gè)供應(yīng)商對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是最佳選擇。如果是以前采購(gòu)過(guò)的產(chǎn)品或服務(wù)，供應(yīng)商可能已經(jīng)確定，但部門(mén)主管和其他個(gè)人可能需要審批此次采購(gòu)，然后才能將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商。

對(duì)于諸如辦公用品之類(lèi)的小額采購(gòu)，8MSaaS SRM電子采購(gòu)系統(tǒng)通常允許申請(qǐng)數(shù)量很少的采購(gòu)申請(qǐng)單直接采購(gòu)產(chǎn)品，無(wú)需得到公司其他人的審批。如果金額超出用戶(hù)生成采購(gòu)訂單的權(quán)限，那么采購(gòu)申請(qǐng)單在成為采購(gòu)訂單之前將自動(dòng)經(jīng)過(guò)必要的審批流程。

如果采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)的產(chǎn)品價(jià)格較高，且該產(chǎn)品沒(méi)有現(xiàn)成供應(yīng)商，那么采購(gòu)部門(mén)可以通過(guò)8MSaaS SRM從潛在供應(yīng)商處獲取報(bào)價(jià)或投標(biāo)。采購(gòu)部門(mén)將報(bào)價(jià)請(qǐng)求(RFQ)或投標(biāo)請(qǐng)求(RFP)轉(zhuǎn)發(fā)給供應(yīng)商，邀請(qǐng)他們進(jìn)行投標(biāo)。數(shù)量較大的采購(gòu)可能需要詳細(xì)的評(píng)估。這需要在確定采購(gòu)需求存在之后進(jìn)行，隨后制定材料規(guī)格。

對(duì)于已確定供應(yīng)商的常規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品要求，不需要評(píng)估和選擇供應(yīng)商，審批過(guò)程可以繼續(xù)。但是，新產(chǎn)品的潛在來(lái)源，特別是那些復(fù)雜的產(chǎn)品，需要進(jìn)行全面調(diào)查，確保采購(gòu)部門(mén)只評(píng)估合格的供應(yīng)商。

你可以通過(guò)8MSaaS SRM記錄供應(yīng)商信息，同時(shí)供應(yīng)商也可自行在系統(tǒng)上維護(hù)產(chǎn)品資料，這樣不僅減輕大量的協(xié)調(diào)時(shí)間，還大大增強(qiáng)產(chǎn)品資料的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。

3、投標(biāo)、談判和供應(yīng)商選擇

此步驟只發(fā)生在沒(méi)有現(xiàn)有供應(yīng)商的采購(gòu)中，或現(xiàn)有供應(yīng)商不再能夠滿(mǎn)足你的需求時(shí)。采購(gòu)部門(mén)在評(píng)估過(guò)程中完成了所需的活動(dòng)，便會(huì)進(jìn)行最終的供應(yīng)商選擇。選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)必不可少的活動(dòng)，因?yàn)樵诓少?gòu)周期的此階段發(fā)生的錯(cuò)誤可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利潤(rùn)，并需要很長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行糾正。

收到投標(biāo)書(shū)并進(jìn)行談判后，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)選擇供應(yīng)商，然后繼續(xù)通過(guò)采購(gòu)批準(zhǔn)流程批準(zhǔn)采購(gòu)，該流程由8MSaaS SRM電子采購(gòu)系統(tǒng)自動(dòng)完成。同時(shí)，整個(gè)招標(biāo)過(guò)程都在8MSaaS全面有力的監(jiān)控下進(jìn)行，確保電子招投標(biāo)的公開(kāi)性和有效性。

4、采購(gòu)審批

一旦選擇了供應(yīng)商或收到了采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)部門(mén)就會(huì)通過(guò)8MSaaS SRM創(chuàng)建電子采購(gòu)訂單來(lái)準(zhǔn)許采購(gòu)審批。這些采購(gòu)申請(qǐng)單根據(jù)創(chuàng)建的審批規(guī)則自動(dòng)開(kāi)展審批流程。采購(gòu)申請(qǐng)單審批通過(guò)后，將自動(dòng)轉(zhuǎn)換為采購(gòu)訂單，節(jié)省時(shí)間和精力。

采購(gòu)訂單詳細(xì)列出所有采購(gòu)相關(guān)的關(guān)鍵信息，包括數(shù)量、產(chǎn)品、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨方式、交貨日期、采購(gòu)訂單編號(hào)、訂單到期日期和收貨地址。

5、發(fā)布和接收采購(gòu)需求

在采購(gòu)周期此階段，采購(gòu)需求發(fā)送給供應(yīng)商。運(yùn)輸和接收過(guò)程還需要其他相關(guān)文件，這些文件也可以是電子文件，例如提貨單、物料裝箱單和收貨報(bào)告單。

8MSaaS SRM支持全方位的采購(gòu)訂單執(zhí)行管理，通過(guò)供應(yīng)商自助平臺(tái)或電子郵件自動(dòng)發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商可在線(xiàn)接收和審批采購(gòu)訂單。雙方確認(rèn)無(wú)誤后供應(yīng)商便可開(kāi)始訂單的具體生產(chǎn)與交付安排，供應(yīng)商可在線(xiàn)提交訂單執(zhí)行的進(jìn)度及問(wèn)題，企業(yè)采購(gòu)負(fù)責(zé)人可第一時(shí)間獲知具體情況并及時(shí)解決問(wèn)題。

6、持續(xù)監(jiān)控供應(yīng)商績(jī)效

永遠(yuǎn)不要以為，因?yàn)槟闳ツ暾业搅颂囟óa(chǎn)品的最佳供應(yīng)商，所以他們將永遠(yuǎn)是滿(mǎn)足你需求的最佳供應(yīng)商。確保你與最佳供應(yīng)商保持合作的一個(gè)方法是，在與他們簽訂合同后跟蹤其績(jī)效。

如果發(fā)現(xiàn)他們總是延遲交貨，或者數(shù)量短缺，并且還有其他問(wèn)題，那么顯然他們正在影響你與客戶(hù)開(kāi)展業(yè)務(wù)的能力。當(dāng)供應(yīng)商沒(méi)有履行他們的承諾時(shí)，必須在持續(xù)的衡量中識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)。如果未能正確評(píng)估，那么隨著時(shí)間的推移，你對(duì)供應(yīng)商績(jī)效的了解就會(huì)很少。沒(méi)有評(píng)估系統(tǒng)，你就沒(méi)有支持未來(lái)采購(gòu)決策所需的數(shù)據(jù)。

8MSaaS SRM能從多維度綜合評(píng)估供應(yīng)商的品質(zhì)。除了產(chǎn)品報(bào)價(jià)，還對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行細(xì)分、資格評(píng)審、準(zhǔn)入、分級(jí)管理，從源頭上篩選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。同時(shí)圍繞遲交率、拒收率、服務(wù)投訴、價(jià)格偏離、中標(biāo)情況等指標(biāo)，從交付、質(zhì)量等方面幫助企業(yè)統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商績(jī)效，多維度地管理和改進(jìn)供應(yīng)商交付情況。

系統(tǒng)不僅會(huì)準(zhǔn)確追蹤記錄企業(yè)與供應(yīng)商每次交易的客觀數(shù)據(jù)，還會(huì)結(jié)合接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶(hù)對(duì)他們的主觀績(jī)效評(píng)估，幫你真正挖掘和保留優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

目前已經(jīng)有許多企業(yè)采用了像8MSaaS SRM這樣的電子采購(gòu)系統(tǒng)(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html)，不僅降低了采購(gòu)成本，還提高了采購(gòu)效率，對(duì)杜絕采購(gòu)腐敗起到了十分積極的作用。

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