8MSaaS：企業(yè)實(shí)施電子采購(gòu)的七個(gè)步驟

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電子采購(gòu)作為一種在線采購(gòu)策略，在全球企業(yè)中越來(lái)越受歡迎。如今，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始看到電子采購(gòu)在效率方面勝過(guò)傳統(tǒng)采購(gòu)。通過(guò)電子采購(gòu)，由于與預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商和貿(mào)易伙伴可以進(jìn)行實(shí)時(shí)交互，因此無(wú)論地點(diǎn)和時(shí)間如何，采購(gòu)和處理階段都得以簡(jiǎn)化和加快。

采購(gòu)審批也可以在線完成，訂單可以在幾分鐘內(nèi)完成，從而縮短了交貨時(shí)間。 在企業(yè)中，時(shí)間就是金錢，將電子采購(gòu)納入你的采購(gòu)策略必將為你節(jié)省大量時(shí)間和運(yùn)營(yíng)成本。但是，許多企業(yè)仍不清楚與電子采購(gòu)相關(guān)的流程和風(fēng)險(xiǎn)，需要關(guān)于如何利用這項(xiàng)新技術(shù)的建議和指導(dǎo)。

在本文中，我們來(lái)看看實(shí)施可靠的電子采購(gòu)策略的七個(gè)步驟，這些策略將有助企業(yè)減少異常支出，促進(jìn)合規(guī)并實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。

1、評(píng)估并記錄你當(dāng)前和期望的采購(gòu)流程

多年來(lái)，傳統(tǒng)采購(gòu)安排為你提供了相對(duì)較好的服務(wù)，但始終存在改進(jìn)的空間。在開(kāi)始對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行改進(jìn)之前，必須對(duì)當(dāng)前使用的采購(gòu)流程有一個(gè)清晰的概覽。為此，請(qǐng)?jiān)u估并記錄采購(gòu)流程的各個(gè)方面，包括不同任務(wù)的時(shí)間表、所涉及的供應(yīng)商、合規(guī)性檢查、付款方式等。隨后，考慮所需的采購(gòu)安排，把它白紙黑字寫下來(lái)，這樣就有了一份參考資料。完成這些步驟后，你應(yīng)該對(duì)新的電子采購(gòu)策略中需要包含哪些內(nèi)容有一個(gè)更清晰的了解，以最大程度提高業(yè)務(wù)采購(gòu)流程的有效性和效率。

2、找出差距和彌補(bǔ)差距的解決方案

明確了當(dāng)前和期望的采購(gòu)流程后，你現(xiàn)在可以開(kāi)始確定當(dāng)前采購(gòu)策略中的差距。各地企業(yè)都面臨著一些更常見(jiàn)的采購(gòu)問(wèn)題，包括不斷增長(zhǎng)的成本、與供應(yīng)商有關(guān)的問(wèn)題、意外或延誤的訂單以及不遵守采購(gòu)政策。解決問(wèn)題的第一步當(dāng)然是從一開(kāi)始就識(shí)別并理解你所面臨的問(wèn)題。一旦確定了采購(gòu)策略中的所有差距和問(wèn)題，便可以考慮采用解決方案。例如，采用不可靠的供應(yīng)商確實(shí)會(huì)擾亂采購(gòu)周期，并可能導(dǎo)致你的業(yè)務(wù)收入降低。在這種情況下，解決方案很明確：你需要查看供應(yīng)商列表，并替換不符合要求的供應(yīng)商。

3、記錄實(shí)施電子采購(gòu)系統(tǒng)的好處

列出實(shí)施電子采購(gòu)系統(tǒng)的好處可以真正幫助管理人員接受。大修業(yè)務(wù)流程通常是一項(xiàng)“昂貴”的事務(wù)，因此要實(shí)現(xiàn)它，必須得到管理層的支持和參與。嘗試根據(jù)管理層認(rèn)為重要的內(nèi)容來(lái)整理你的福利清單，公司的底線通常是前提。如果你可以說(shuō)服管理層相信實(shí)施電子采購(gòu)系統(tǒng)具有成本效益，并在時(shí)間和資源方面為公司節(jié)省了成本，那么你更有可能獲得批準(zhǔn)以繼續(xù)執(zhí)行電子采購(gòu)策略。

4、制定電子采購(gòu)計(jì)劃和KPI

現(xiàn)在，你已經(jīng)清楚地了解了當(dāng)前和期望的采購(gòu)流程，確定了采購(gòu)策略中的問(wèn)題，也了解了電子采購(gòu)的好處，是時(shí)候考慮如何通過(guò)電子采購(gòu)改進(jìn)整個(gè)采購(gòu)流程了。使用電子采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是什么?涉及哪些流程、成本和資源?在哪里可以找到有關(guān)電子采購(gòu)流程的更多信息?應(yīng)該找誰(shuí)來(lái)啟動(dòng)電子采購(gòu)計(jì)劃?這些只是制定電子采購(gòu)計(jì)劃時(shí)需要問(wèn)自己的一些問(wèn)題。你還應(yīng)該為電子采購(gòu)計(jì)劃設(shè)計(jì)KPI，以便更輕松地跟蹤電子采購(gòu)策略的進(jìn)度和有效性。重要的是，要了解你的電子采購(gòu)計(jì)劃對(duì)整個(gè)組織結(jié)構(gòu)的影響，所以最好讓管理團(tuán)隊(duì)和任何其他將受該計(jì)劃影響的利益相關(guān)者參與進(jìn)來(lái)。

5、審查并選擇最佳的電子采購(gòu)解決方案提供商

在選擇電子采購(gòu)解決方案提供商時(shí)，務(wù)必要檢查企業(yè)的預(yù)算和要求。選擇供應(yīng)商時(shí)，價(jià)格可能是一個(gè)很大的考慮因素，但也不應(yīng)該成為決定因素。供應(yīng)商的可靠性可以對(duì)你企業(yè)的利潤(rùn)產(chǎn)生重大影響，因此請(qǐng)務(wù)必對(duì)潛在的供應(yīng)商進(jìn)行研究，重點(diǎn)是跟蹤業(yè)績(jī)記錄、專業(yè)知識(shí)和其提供的服務(wù)。合格的電子采購(gòu)解決方案提供商可以大大減輕與采購(gòu)流程、提交的管理和評(píng)估以及供應(yīng)商基礎(chǔ)管理相關(guān)的巨大行政負(fù)擔(dān)。

6、制定可優(yōu)化資源的實(shí)施計(jì)劃

選擇了能夠滿足公司的采購(gòu)需求的電子采購(gòu)解決方案提供商后，即可開(kāi)始實(shí)施電子采購(gòu)計(jì)劃。但是，實(shí)施過(guò)程也需要仔細(xì)考慮。在開(kāi)始之前，請(qǐng)確保你有足夠的資源來(lái)順利實(shí)施電子采購(gòu)計(jì)劃，尤其是在涉及到你的員工時(shí)。在這種情況下，你的IT人員將是管理電子采購(gòu)流程中投入最大的人員，因此請(qǐng)確保優(yōu)化資源以有效實(shí)施。不要讓成功實(shí)施電子采購(gòu)策略的關(guān)鍵人員負(fù)擔(dān)過(guò)重。確保溝通渠道暢通，每個(gè)人都知道他們的角色和職責(zé)——如果可能的話，還應(yīng)聯(lián)系電子采購(gòu)解決方案提供商以尋求幫助。

7、交付和衡量收益

隨著電子采購(gòu)流程的成功實(shí)施，有必要跟蹤未來(lái)幾個(gè)月的整個(gè)策略和流程。企業(yè)需要知道他們?cè)陔娮硬少?gòu)上的投資是否物有所值，而只有在跟蹤和衡量電子采購(gòu)策略的進(jìn)度時(shí)，才能清楚這一點(diǎn)。在衡量該策略成功與否時(shí)，請(qǐng)記住早先制定的KPI，并注意過(guò)去幾個(gè)月的執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的所有問(wèn)題。

收集到的數(shù)據(jù)和信息可根據(jù)需要進(jìn)行改進(jìn)，并減輕由電子采購(gòu)問(wèn)題引起的風(fēng)險(xiǎn)。通常，一家企業(yè)的電子采購(gòu)策略應(yīng)該是整體的，并與整體采購(gòu)策略相結(jié)合，以確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。

綜上，在采購(gòu)策略的指引下，企業(yè)還需要借助先進(jìn)的采購(gòu)系統(tǒng)，確保采購(gòu)核心價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。一個(gè)先進(jìn)的采購(gòu)系統(tǒng)，其先進(jìn)性體現(xiàn)在三個(gè)方面：①早期參與機(jī)制;②供應(yīng)商關(guān)系發(fā)展;③ 采購(gòu)信息系統(tǒng)建設(shè)。受業(yè)界廣泛認(rèn)可的8MSaaS SRM電子采購(gòu)系統(tǒng)(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html)具備這些先進(jìn)性功能模塊，通過(guò)全流程電子化，可追溯、可監(jiān)督，為企業(yè)提供了一個(gè)可知、可視、可控的創(chuàng)新采購(gòu)管理模式。

8MSaaS SRM電子采購(gòu)系統(tǒng)從客戶需求的源頭開(kāi)始控制企業(yè)的采購(gòu)需求與計(jì)劃，令每一個(gè)采購(gòu)需求量都有據(jù)可依。同時(shí)幫助企業(yè)建立完善的供應(yīng)商信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商信息互通，有利于最大利益化的決策，及早調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，跟供應(yīng)商對(duì)接。

通過(guò)建立健全的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，8MSaaS SRM對(duì)供應(yīng)商行為進(jìn)行多維度評(píng)估，以支持招標(biāo)方對(duì)供應(yīng)商的淘汰決策，不斷優(yōu)化企業(yè)可利用供應(yīng)商資源結(jié)構(gòu)，有助建立優(yōu)質(zhì)的可持續(xù)合作的供應(yīng)商關(guān)系。

系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與管理，從需求到交付全過(guò)程實(shí)現(xiàn)招采電子化和自動(dòng)化。企業(yè)各項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)信息可在8MSaaS SRM采購(gòu)系統(tǒng)集中管理，更方便查找，所有信息具有關(guān)聯(lián)性與實(shí)時(shí)性。

全球經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熾化，促使企業(yè)經(jīng)營(yíng)的采購(gòu)策略規(guī)劃與管理也越來(lái)越受到重視，如何制定企業(yè)未來(lái)發(fā)展的最佳采購(gòu)策略，并付諸實(shí)施，無(wú)疑是企業(yè)決策者必須面對(duì)的重大問(wèn)題。希望本文能給大家?guī)?lái)更多啟發(fā)。

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