項(xiàng)目成功需要跨過(guò)的8個(gè)常見(jiàn)陷阱

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你知道哪些特定的問(wèn)題和疑慮阻礙了你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)取得成功嗎? 在本文中，我們將討論八個(gè)常見(jiàn)的項(xiàng)目管理陷阱，這些陷阱會(huì)阻礙團(tuán)隊(duì)成功交付項(xiàng)目結(jié)果。

1、不切實(shí)際的目標(biāo)和期限

給團(tuán)隊(duì)帶來(lái)噩夢(mèng)的最大因素之一就是期望他們完成不現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)和期限。 當(dāng)然，有時(shí)候要達(dá)到合規(guī)性必須滿足監(jiān)管的最后期限，但這不是我們談?wù)摰淖詈笃谙揞愋汀?/p>

首先，通過(guò)查看日程表來(lái)為你的項(xiàng)目的成功做好準(zhǔn)備。在開(kāi)始項(xiàng)目之前快速查看日程表，將使你確定是否是啟動(dòng)項(xiàng)目的好時(shí)機(jī)。如果一季度末通常充滿報(bào)告的截止日期或特定的交付成果，那么在這個(gè)時(shí)候開(kāi)始一個(gè)項(xiàng)目是沒(méi)有意義的。

項(xiàng)目成功的一部分是為利益相關(guān)者樹(shù)立正確的期望。在完成項(xiàng)目范圍文檔并構(gòu)建了項(xiàng)目計(jì)劃后，將項(xiàng)目時(shí)間線與截止日期進(jìn)行比較，以確定日期是否一致。如果時(shí)間超過(guò)了項(xiàng)目的截止日期，那么是時(shí)候增加資源，縮小范圍或協(xié)商新的結(jié)束日期。

2、目標(biāo)不明確

目標(biāo)和范圍聲明是所有項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。團(tuán)隊(duì)參考這些文檔以幫助他們了解項(xiàng)目的內(nèi)容：

-總體目標(biāo)

-負(fù)責(zé)方

-要求

-可交付成果

-預(yù)算

在定義項(xiàng)目范圍時(shí)，請(qǐng)咨詢項(xiàng)目發(fā)起人和每個(gè)利益相關(guān)者，以確定他們的需求和期望。 這樣做將使你能夠：

-公開(kāi)缺少的需求

-提供更現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表

-避免范圍蔓延

-減少變更單數(shù)量

制定適當(dāng)?shù)姆秶f(shuō)明后，請(qǐng)確保已得到項(xiàng)目發(fā)起人和個(gè)人利益相關(guān)者的審核和批準(zhǔn)。 請(qǐng)記住，項(xiàng)目的成功與否取決于團(tuán)隊(duì)能否滿足項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)中定義的要求和可交付成果。

3、構(gòu)思不佳的項(xiàng)目計(jì)劃

沒(méi)有計(jì)劃的項(xiàng)目就像在不檢查地圖的情況下進(jìn)行公路旅行。沒(méi)有地圖，你有可能在到達(dá)目的地之前拐錯(cuò)幾個(gè)彎。但是，僅僅擁有一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。花點(diǎn)時(shí)間思考一下滿足你的項(xiàng)目要求必須執(zhí)行的所有任務(wù)。經(jīng)過(guò)深思熟慮的項(xiàng)目計(jì)劃不僅要列出需要完成的任務(wù)，還要回答以下問(wèn)題：

-執(zhí)行每項(xiàng)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間?

-應(yīng)該按什么順序執(zhí)行任務(wù)?

-是否有可以并行執(zhí)行的任務(wù)?

-某些任務(wù)是否需要完成其他任務(wù)?

-應(yīng)該為誰(shuí)分配任務(wù)，他們有空嗎?

這些問(wèn)題你無(wú)法憑空回答。制定切合實(shí)際的項(xiàng)目計(jì)劃需要與你的團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目發(fā)起人以及管理過(guò)類似項(xiàng)目的所有同事進(jìn)行協(xié)商。

4、范圍蔓延

范圍蔓延是項(xiàng)目管理的禍害。范圍蔓延通常是由于缺少要求或變更管理流程不足而發(fā)生的。即使在最佳項(xiàng)目中，當(dāng)收到新信息或條件發(fā)生變化時(shí)，范圍也可能需要更改。

要處理范圍變化，請(qǐng)首先評(píng)估更改將如何影響項(xiàng)目的范圍、預(yù)算和時(shí)間表。如果無(wú)法擴(kuò)展項(xiàng)目時(shí)間表，是否會(huì)增加更多資源或縮小范圍來(lái)保持項(xiàng)目進(jìn)度? 一旦評(píng)估了影響，請(qǐng)記錄下更改及其影響，然后將權(quán)衡結(jié)果提交給項(xiàng)目發(fā)起人和其他利益相關(guān)者以供批準(zhǔn)和簽字。

5、資源不足

超時(shí)工作會(huì)對(duì)項(xiàng)目可交付成果的質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響，這一點(diǎn)已經(jīng)被一再證明。不要指望你的團(tuán)隊(duì)能夠彌補(bǔ)資源的不足。

在制定項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，請(qǐng)考慮：

-假期和其他不在辦公室的時(shí)間

-并行項(xiàng)目需求

-會(huì)議、時(shí)間跟蹤和其他會(huì)影響他們做項(xiàng)目工作的職責(zé)

請(qǐng)記住，每周工作40小時(shí)并不等于項(xiàng)目時(shí)間的40小時(shí)。

6、溝通不暢

團(tuán)隊(duì)合作的中心是溝通。始終保持溝通暢通非常重要，因?yàn)槿鄙贉贤〞?huì)影響可交付成果的質(zhì)量并導(dǎo)致錯(cuò)過(guò)日期。

為你的團(tuán)隊(duì)選擇合適的溝通媒介。例如，電子郵件不是討論項(xiàng)目過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題的最佳方法。在電子郵件中跟蹤討論線程非常耗時(shí)，并且不是解決問(wèn)題的最有效方法。電子郵件最適合用來(lái)向團(tuán)隊(duì)傳遞重要信息。

安排團(tuán)隊(duì)的定期檢查。會(huì)議安排的頻率在一定程度上取決于你用來(lái)跟蹤項(xiàng)目任務(wù)的工具以及項(xiàng)目的復(fù)雜性。如果你使用了項(xiàng)目管理工具使團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)更新其狀態(tài)，發(fā)布問(wèn)題和評(píng)論并跟蹤他們的時(shí)間，則可以減少會(huì)議的次數(shù)和頻率。

7、缺乏問(wèn)責(zé)制

你和你的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)你所承擔(dān)的項(xiàng)目的成功或失敗負(fù)責(zé)。問(wèn)責(zé)既需要透明度和溝通。如果團(tuán)隊(duì)成員的進(jìn)度(或缺乏進(jìn)度)是可見(jiàn)的，并且有責(zé)任報(bào)告其任務(wù)狀態(tài)，則他們更有可能遵守承諾。定期與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)面，以審查項(xiàng)目狀態(tài)并應(yīng)對(duì)所有影響團(tuán)隊(duì)完成任務(wù)能力的障礙。

8、沒(méi)有可靠的項(xiàng)目管理工具

項(xiàng)目計(jì)劃和跟蹤涉及大量動(dòng)態(tài)和相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。由于信息的豐富性、動(dòng)態(tài)性、互連性和細(xì)節(jié)性，信息的復(fù)雜性很容易超出人類記憶、大型白板或諸如Excel之類的靜態(tài)電子工具的能力。

通過(guò)現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件來(lái)提高你團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目生產(chǎn)力是明智的。比如，8Manage敏捷大項(xiàng)目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，能夠用于項(xiàng)目計(jì)劃、時(shí)間管理、資源分配、預(yù)算以及實(shí)際成本跟蹤和變更管理等，助你克服項(xiàng)目常見(jiàn)障礙，全面滿足項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理需要。

8Manage為你提供輕松規(guī)劃，跟蹤和重新規(guī)劃功能，可以指導(dǎo)你順利地完成整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程：

-為最終目標(biāo)建立基線，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算最終目標(biāo)的完成率;

-自動(dòng)化審計(jì)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，透明度和滿意度獲得提高;

-創(chuàng)建責(zé)任明確的工作分解結(jié)構(gòu)，可以微調(diào)滿足需求所需的資源;

-項(xiàng)目信息與業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，擁有單一事實(shí)版本的當(dāng)前計(jì)劃和狀態(tài);

-持續(xù)集成流程和日常健全測(cè)試，減少溝通障礙并及時(shí)糾錯(cuò);

-控制可交付成果質(zhì)量，可視化數(shù)據(jù)有助對(duì)項(xiàng)目成果匯報(bào)。

項(xiàng)目管理陷阱并非不可避開(kāi)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要有意識(shí)且掌握正確有效的方法解決這些障礙，才能獲得項(xiàng)目成功。現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件是最有用的工具之一，可以幫你很好地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目挑戰(zhàn)。8Manage 敏捷大項(xiàng)目管理軟件最大的特點(diǎn)是解決大型項(xiàng)目與最終目標(biāo)脫離的問(wèn)題，推動(dòng)你的項(xiàng)目成功交付。詳細(xì)解決方案請(qǐng)聯(lián)系我們獲取。

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