節(jié)約采購(gòu)成本的15個(gè)有效方法

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企業(yè)可在采購(gòu)部門多個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)節(jié)省。采購(gòu)節(jié)省的目標(biāo)是降低采購(gòu)成本，改善供應(yīng)商條款，降低產(chǎn)品價(jià)格。

以下將介紹節(jié)約采購(gòu)成本的15個(gè)方法，請(qǐng)考慮哪些方法最容易對(duì)你的企業(yè)業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響。有些方法能“快速成功”，有些方法卻“難以成功”，這取決于你所在的企業(yè)處于成本管理哪個(gè)階段。企業(yè)應(yīng)專注于“快速成功”，而不是將所有方法付諸實(shí)施。

1.避免/減少異常支出

異常支出(Maverick spending)，也稱為尾巴支出，或流氓支出，在缺乏集中式采購(gòu)到付款采購(gòu)流程的企業(yè)中，最多可占采購(gòu)的80%。

由于這筆支出未由采購(gòu)部門管理，因此若你能很好地引導(dǎo)最終用戶，并讓他們相信這些好處，這可能屬于“快速成功”。你可以瀏覽支出記錄，查找任何不受控制的支出，然后將它們分配給首選供應(yīng)商，并與最終用戶和你的團(tuán)隊(duì)一起審查流程。

2.查看供應(yīng)商條款和折扣

確保所有供應(yīng)商都有主協(xié)議。與供應(yīng)商討論何時(shí)可以通過(guò)改變采購(gòu)方式來(lái)節(jié)省采購(gòu)成本?？赡艿那闆r是，通過(guò)購(gòu)買數(shù)量較多的產(chǎn)品，你自動(dòng)獲得更高的折扣。

3.合并供應(yīng)商和交付

節(jié)省送貨和收貨費(fèi)用。處理采購(gòu)文件和付款處理費(fèi)用也會(huì)有所下降。

4.合并采購(gòu)申請(qǐng)和時(shí)間間隔

這能削減送貨成本和采購(gòu)文件。

5.查看采購(gòu)需求

這可以確保只進(jìn)行嚴(yán)格必要采購(gòu)。這個(gè)方法將減少多余成本和存儲(chǔ)成本，是確保公司節(jié)省采購(gòu)成本的好方法。

6.從商定目錄中采購(gòu)

確保只采購(gòu)一種品牌或一種產(chǎn)品類型。重復(fù)采購(gòu)可能會(huì)很貴，且沒(méi)有必要。從一個(gè)供應(yīng)商處訂購(gòu)更多產(chǎn)品，折扣會(huì)越高。

7.查看庫(kù)存量

這有助于降低存儲(chǔ)成本。留在倉(cāng)庫(kù)里的存貨屬“凈虧損”，因?yàn)榇尕洸粌H要花錢存放，還可能隨著時(shí)間的推移變壞，也可能會(huì)過(guò)時(shí)，有時(shí)會(huì)變得無(wú)法使用。

因此，在下另一筆訂單之前，請(qǐng)先檢查你的庫(kù)存量，并嘗試使用已有存貨。

8.查看即將采購(gòu)產(chǎn)品的技術(shù)要求

是否可以采購(gòu)能完成相同工作的、技術(shù)要求較低的產(chǎn)品?舉個(gè)例子，有個(gè)著名的故事：美國(guó)宇航局(NASA)發(fā)明了一種可在太空寫字的精密鋼筆，俄羅斯人使用的是5美分的鉛筆——兩者都能完成相同的工作(在太空寫字)，但成本卻相差甚遠(yuǎn)。

9.審查庫(kù)存替換策略

僅在必要時(shí)更新產(chǎn)品，而不是例行更換。注意將等待更換的成本考慮在內(nèi)。例如，有必要定期更換重要的機(jī)械零件，但沒(méi)有必要在大多數(shù)燈失效之前進(jìn)行更換。

10.確保正確的管理控制

對(duì)于特殊采購(gòu)，尤其要堅(jiān)持正確的管理控制。正確的人是否為采購(gòu)工作訂購(gòu)正確的產(chǎn)品?這能減少過(guò)量采購(gòu)或不正確采購(gòu)。

11.培訓(xùn)和教育員工

培訓(xùn)和教育關(guān)于有效的采購(gòu)成本的內(nèi)容，鼓勵(lì)員工盡可能省錢。

12.使用電子招標(biāo)和電子采購(gòu)軟件

在當(dāng)今時(shí)代，大多數(shù)企業(yè)實(shí)際上并未擁有適當(dāng)?shù)牟少?gòu)管理系統(tǒng)。例如，一家在亞洲和非洲5個(gè)國(guó)家設(shè)有工廠的能源生產(chǎn)公司，它的采購(gòu)主管仍在使用excel來(lái)完成某些采購(gòu)。

雖然計(jì)算機(jī)化采購(gòu)流程一開始就要花錢，但是加速和簡(jiǎn)化采購(gòu)能夠大幅度節(jié)省采購(gòu)成本。

作為使用技術(shù)來(lái)節(jié)省采購(gòu)成本的一部分，你可以將電子采購(gòu)軟件(http://www.8manage.cn/supplier/StraightThrough.html)連接到你的CRM、項(xiàng)目管理和ERP。這不僅能節(jié)省人員配置成本，減少失誤，還能提高效率，因?yàn)椴少?gòu)工作可以受益于CRM信息，項(xiàng)目采購(gòu)可以受益于項(xiàng)目管理中的集成電子采購(gòu)功能。由于ERP中集成了電子采購(gòu)數(shù)據(jù)，因此ERP中的財(cái)務(wù)工作可以更高效。

8Manage SRM集電子招標(biāo)和電子采購(gòu)為一體，并設(shè)計(jì)成可以與8Manage CRM，8Manage PM和8Manage FAS(ERP)一起使用，企業(yè)業(yè)務(wù)流程響應(yīng)更迅速，全面提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。

電子采購(gòu)技術(shù)的另一種用途是組織反向競(jìng)價(jià)，這是降低采購(gòu)成本的行之有效方法。表現(xiàn)最佳的公司充分利用軟件來(lái)簡(jiǎn)化其采購(gòu)流程。

8Manage SRM電子采購(gòu)軟件可幫助企業(yè)以高效的方式獲取采購(gòu)價(jià)格，并且支持采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理，將企業(yè)、供應(yīng)商、消費(fèi)者和供應(yīng)鏈的其他干系人之間保持實(shí)時(shí)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程自動(dòng)化。

13.完善風(fēng)險(xiǎn)管理

供應(yīng)商依賴是企業(yè)可能面臨的最大風(fēng)險(xiǎn)之一。管理風(fēng)險(xiǎn)的其中一種方法是，確保你的采購(gòu)過(guò)程不會(huì)過(guò)多依賴單一主要供應(yīng)商。這包括密切留意合同，跟進(jìn)供應(yīng)商以及采取行動(dòng)規(guī)避物流問(wèn)題。

風(fēng)險(xiǎn)管理的一部分還意味著關(guān)注成本規(guī)避。關(guān)注降低成本增長(zhǎng)率的方法，或洽談附有增值服務(wù)(例如延長(zhǎng)保修或免費(fèi)送貨)合同的方法，這些都可以減少采購(gòu)成本。

14.要求供應(yīng)商提供折扣

通過(guò)改變采購(gòu)方式也可節(jié)省采購(gòu)成本。與你的供應(yīng)商談?wù)?，看看如果你稍微增加訂單量，或?0-60天的正常付款周期之前付款，他們是否愿意提供更高的折扣。

或者直接向供應(yīng)商索要折扣。可能你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)，僅僅要求提供折扣，就有相當(dāng)多的供應(yīng)商愿意接受至少打個(gè)小折。

15.集中

首先，集中不同的采購(gòu)功能，節(jié)省人力、流程和技術(shù)。其次，集中倉(cāng)儲(chǔ)可以節(jié)省大量房地產(chǎn)和員工費(fèi)用。

管理好采購(gòu)/采購(gòu)部門對(duì)于盈利的公司至關(guān)重要，而節(jié)省采購(gòu)成本只會(huì)有益。節(jié)省采購(gòu)成本的方法相當(dāng)多，所有員工和管理人員都應(yīng)意識(shí)到這一點(diǎn)，還應(yīng)接受良好采購(gòu)節(jié)省策略的相關(guān)培訓(xùn)。

在常規(guī)的避免采購(gòu)成本上升外，如何引入供應(yīng)商創(chuàng)新，優(yōu)化流程、產(chǎn)品和服務(wù)，提高生產(chǎn)力或流程效率，也應(yīng)被納入企業(yè)采購(gòu)的目標(biāo)范疇。因此，正確應(yīng)用電子采購(gòu)系統(tǒng)，不但可以更好更高效地管理整個(gè)企業(yè)的采購(gòu)運(yùn)作，有效節(jié)約采購(gòu)成本，還能擴(kuò)展更大的利潤(rùn)空間。

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