項目管理的目標(biāo)是使項目成功，滿足客戶的期望以及企業(yè)內(nèi)部目標(biāo)的實現(xiàn)。但現(xiàn)實是什么呢?在一項研究報告中顯示，接受調(diào)查的IT項目中有14%被視為失敗，只有57%的項目在最初的預(yù)算范圍內(nèi)完成，其他項目超過了最初設(shè)定的目標(biāo)。
這對企業(yè)來說肯定不是什么好消息，因為成本超支不僅影響企業(yè)的利潤，還會影響企業(yè)未來執(zhí)行項目的能力。了解什么是項目成本管理(http://www.8manage.cn/company/201909231458271156.html)，以及如何有效地進(jìn)行項目成本管理，可以幫助企業(yè)保持在正確的軌道上。在這篇文章中，詳細(xì)介紹了什么是項目成本管理，它的好處和在它的實施中所涉及的步驟。
什么是項目成本管理？
項目成本管理是在整個項目生命周期中對成本進(jìn)行估算、預(yù)算和控制的過程，其目標(biāo)是將支出控制在批準(zhǔn)的預(yù)算之內(nèi)。
一個項目要被稱為成功，以下內(nèi)容十分有必要：
-提供需求和范圍
-執(zhí)行質(zhì)量高
-在預(yù)定時間內(nèi)完成
-在預(yù)算范圍內(nèi)完成
因此，項目成本管理是項目管理的關(guān)鍵支柱之一，與制造業(yè)、零售業(yè)、技術(shù)、建筑業(yè)等領(lǐng)域都有關(guān)系。它有助于創(chuàng)建一個財務(wù)基線，項目經(jīng)理可以根據(jù)該基線確定項目成本的當(dāng)前狀態(tài)，并在需要時重新調(diào)整方向。
為什么項目成本管理很重要？
項目成本管理非常重要，舉一個簡單的例子，如果你決定建造一所房子，首先要做的是設(shè)定預(yù)算。當(dāng)你知道在這個項目上要花多少錢時，下一步就是把高級預(yù)算分成子任務(wù)和較小的項目。預(yù)算將決定關(guān)鍵的決策點，例如：是雇傭一個將構(gòu)建并交付整個項目的高端設(shè)計師，還是一個能夠幫助一些元素并能夠在較小預(yù)算下工作的人;房子應(yīng)該建多少層;應(yīng)該使用什么材料等等。
如果沒有設(shè)定預(yù)算，不僅很難回答這些問題，而且一旦項目開始，就不可能評估是否在正確的方向上進(jìn)行。在大型組織中，由于多個項目的并行、初始假設(shè)的變化和意外成本的增加，這個問題的規(guī)模進(jìn)一步擴大。這就是成本管理能起作用的地方。
通過實施有效的成本管理措施，項目經(jīng)理可以：
-與利害關(guān)系人設(shè)定明確的期望
-控制范圍漸變，歸因于與客戶建立的透明度
-跟蹤進(jìn)度并快速采取糾正措施
-保持預(yù)期利潤率，增加投資回報率，避免項目虧損
-為未來項目的基準(zhǔn)生成數(shù)據(jù)，并跟蹤長期成本趨勢
項目成本管理的四個步驟
雖然項目成本管理被視為一個連續(xù)的過程，但它可以被分解為四個步驟：資源計劃、成本估算、成本預(yù)算和成本控制。它們大多是連續(xù)的，但也有可能在項目進(jìn)行的中途發(fā)生一些資源變化，迫使預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。
1. 項目資源計劃
資源規(guī)劃是確定執(zhí)行項目所需的資源并將其完成的過程，比如人和設(shè)備。資源規(guī)劃是在項目開始時，在任何實際工作開始之前完成的。
首先，項目經(jīng)理需要準(zhǔn)備好工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，查看WBS中的每個子任務(wù)，并詢問有多少人，需要什么樣的技能來完成這項任務(wù)，以及完成這項任務(wù)需要什么樣的設(shè)備或材料等等。通過采用這種方法，會得到所有資源的準(zhǔn)確和完整的清單，將其作為下一個估算成本的輸入。
2. 成本估算
成本估算是對與執(zhí)行項目所需的所有資源相關(guān)的成本進(jìn)行量化的過程。為了進(jìn)行成本計算，你需要以下資料：
-資源需求(前一步的輸出)
-每種資源的價格(例如，每小時的人員成本、供應(yīng)商雇傭成本、服務(wù)器采購成本、單位材料費率等)
-需要每個資源的持續(xù)時間
-假設(shè)列表
-潛在風(fēng)險
-過去的項目成本和行業(yè)基準(zhǔn)，如果有的話
-了解公司的財務(wù)狀況和報告結(jié)構(gòu)
估算可以說是成本管理中最困難的步驟，因為準(zhǔn)確性是關(guān)鍵。此外，項目經(jīng)理必須考慮固定成本、可變成本、管理費用、通貨膨脹和金錢的時間價值等因素。估算和實際成本之間的偏差越小，項目成功的可能性就越大。
3. 成本預(yù)算
成本預(yù)算可以看作是估算的一部分，也可以看作是一個獨立的過程。預(yù)算是在一段特定的時間內(nèi)將成本分配給項目的某一部分的過程，例如單個的任務(wù)或模塊。預(yù)算包括用于管理意外成本的應(yīng)急儲備。
預(yù)算創(chuàng)建了一個成本基線，我們可以用來衡量和評估項目的成本績效。如果沒有預(yù)算，估計費用總額會是一個抽象數(shù)字，很難在中間加以衡量。對項目執(zhí)行情況的評估提供了一個機會，以評估需要為項目的未來階段發(fā)放多少預(yù)算。
4. 成本控制
成本控制是從基線開始衡量成本差異并采取適當(dāng)措施的過程，如增加分配的預(yù)算或減少工作范圍，以糾正差距。成本控制是一個貫穿整個項目生命周期的連續(xù)過程。這里的重點是及時和清晰的報告和度量。
與成本基線一樣，成本管理計劃也是成本控制的重要投入。該計劃包含如何衡量項目績效、偏差的閾值是什么、如果超過閾值將采取什么行動，以及擁有決策執(zhí)行權(quán)力的人員和角色列表等細(xì)節(jié)。
項目成本管理軟件
8Manage PM現(xiàn)代項目管理軟件，提供項目成本管理功能，幫助企業(yè)全面有效地管理項目層及活動層收入和成本的預(yù)算，并實時跟蹤和匯總實際的收入和成本，包括項目中的銷售訂單與合同，項目工時成本，各項項目費用，采購訂單，開票與回款等。一般的財務(wù)系統(tǒng)只協(xié)助財務(wù)人員在結(jié)算期的結(jié)賬，而8Manage 則專注于為業(yè)務(wù)人員提供在議價及交易期間所需的實時財務(wù)數(shù)字;前者基于各種稅項的冗長總結(jié)，而后者的數(shù)據(jù)及時且一目了然，實現(xiàn)項目全成本精細(xì)化管理。
由于管理項目成本計劃，預(yù)算和控制非常繁瑣，涉及到很多詳細(xì)的跟蹤。利用提供項目成本管理功能的現(xiàn)代項目管理軟件來推動項目成功至關(guān)重要。想了解8Manage 項目成本管理的更多內(nèi)容，請聯(lián)系我們。
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