實施工時表管理，對雇主和員工來說各有哪些好處？

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工時表清晰地闡明所用時間的期望和結(jié)果。實際上，對于雇主和員工來說，實施工時表管理 有很多好處。

對雇主的好處：

1、改善成本和預(yù)算編制

從工資單的角度來看，辦公室職員花費的時間是一項相對固定的成本，但工作類別可能有所不同。員工可能在處理不同的項目，可能在為不同的客戶或不同的部門工作。

為了優(yōu)化工資單及其他方面的預(yù)算編制和成本計算，你需要知道員工的工資具體花在哪些方面。如果不跟蹤實際工時，企業(yè)只能靠猜測估算員工工時，這反過來會影響編制項目、客戶工作等方面預(yù)算的精確度。

2、改善績效

在許多辦公環(huán)境中，員工機(jī)械式地應(yīng)對沒完沒了的任務(wù)和會議。他們在午休時間爭分奪秒，下班時也不考慮花在其他活動上的時間。

通過引進(jìn)機(jī)會，跟蹤員工在各項活動上所花的時間，雇主能溫和地驅(qū)動員工思考效率問題。同時，員工也開始評估自身花費時間的方式，并可能做一些改進(jìn)和調(diào)整，幫助員工更好地規(guī)劃他們的工作日。這兩者結(jié)合將巧妙地提高績效。

3、改善開票流程

在沒有嚴(yán)格“計費工時”政策的企業(yè)中，處于辦公時間的員工通常不向客戶收費，或根據(jù)估算值或商定的總額進(jìn)行收費。此方法可能有一些優(yōu)點，但也是造成收入損失的潛在原因。

高級管理人員通常會獲得更高的福利待遇，因此他們的時間更加昂貴。如果不跟蹤他們的工時，企業(yè)可能會陷入這樣愚蠢的境地：

“一名時薪為150元的初級顧問花了4個小時幫助客戶，這是客戶需要付費的時間。然而，這位顧問需要經(jīng)理的幫助，時薪為300元的經(jīng)理花了2個小時幫助他的初級同事。”

在最好的情況下，如果不考慮經(jīng)理在此特定交易上花費的時間，提供服務(wù)的成本就會遭歪曲。但可能的情況是，客戶應(yīng)該為這項服務(wù)支付兩倍的費用，因為還有更多的工作要做。

4、改善計劃

從審批和管理的角度來看，不斷增加的員工數(shù)也是個問題，尤其是大型公司。如果對辦公室職員的時間分配沒有確切地了解，你就很難爭論為什么需要增加人手。

如果公司計劃通過增加更多的項目、客戶等來進(jìn)行發(fā)展，那么就需要評估可用資源。如果現(xiàn)有資源客觀上具有95%的容量，那么在額外資源不增加的情況下，接收更多的工作可能會造成災(zāi)難性后果。公司最終可能會對客戶過度承諾，然后在聲譽(yù)和收入上造成更大的損失。

5、降低成本

這不是跟蹤員工時的主要目的，但承認(rèn)這一點仍然非常重要。彈性工作時間會增加員工懈怠的風(fēng)險。但是，企業(yè)不希望向假裝全心全意工作、實際只有一半時間在工作的員工支付全職薪酬。

對于辦公室職員來說，使用匯總的工時是個非常好的選擇。如果你的員工意識到，他這個月的工作時間少了，那么他就應(yīng)該在下個月進(jìn)行補(bǔ)償，否則薪資就會稍微受到影響。這樣能平衡工作環(huán)境，但重要的是創(chuàng)建開放性對話。如果員工意識到自己每個月工作的時間在減少，那么他可能會進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而降低工資成本。

對員工的好處：

1、更明確的期望

辦公室里關(guān)于時間的普遍觀點是，所有事情都應(yīng)該在一定的期限內(nèi)完成。但未完成的工作堆積如山，優(yōu)先級逐漸變得模糊，員工開始糾結(jié)該做什么。他們必須不斷為下一步做決定，這反而是壓力的另一個來源。

通過向經(jīng)理提供活動相關(guān)信息，他們可以找到?jīng)Q策的來源。一段時間的工時有限，在決定什么可以做和將要做什么時，保持坦誠是必須的，雙方要明確需求。

2、增強(qiáng)的時間控制

如果不加以衡量，就無法改進(jìn)。這樣做，你就能更好地計劃、安排和控制活動。彈性工作時間和附帶項目固然很好，但如果你有幾項任務(wù)，需要幾個小時來完成，但離交付只剩下一周的時間，那么顯然你需要加強(qiáng)對時間的控制。

3、更好的晉升/獎金論點

每天早到晚走就能表明你對公司的奉獻(xiàn)嗎?還有什么比一份工時表報告更能證明那些額外時間花在重要的項目上呢?員工可以利用他們的活動信息來更好地辯論，他們?yōu)槭裁从匈Y格升職或者獲得獎金。其次，員工的戰(zhàn)略性和紀(jì)律性表明他們對個人目標(biāo)和公司目標(biāo)的投入。

4、工資與勞力相匹配

勞動力短缺問題越來越嚴(yán)重，加班不再是可選項，在某些公司中反而是必選項。在某些情況下，這非常不幸，也不可避免。當(dāng)員工決定犧牲個人時間，花更多時間工作，他們就應(yīng)該得到相應(yīng)的報酬。

這不僅僅是公平的問題，而且是公司和員工之間建立信任忠誠關(guān)系的問題。許多情況下，加班工資微不足道，但承認(rèn)這種加班所帶來的影響，可能是敬業(yè)員工留下或離開到壓力較小的地方的區(qū)別。

雙方都受益于透明度的提高

綜上所述，雇主和員工都能受益于跟蹤辦公室職員和按月計工資員工的工時表。這種方法的最大好處是，可以更清楚地了解時間支出。掌握這些信息有助于就績效、薪酬、目標(biāo)等進(jìn)行認(rèn)真而誠實的交談。

一家公司從未跟蹤過固定員工的工時，這并不意味著就應(yīng)該保持這種狀態(tài)。對于外派雇員來說，跨地區(qū)、跨部門的開展日常工作，甚至穿插于多個項目執(zhí)行任務(wù)的情況是常有的事，用傳統(tǒng)方式向上級匯報工作的辦法很是復(fù)雜。

與此同時，企業(yè)管理者也常常因無法隨時監(jiān)控該員工的時間管理及項目進(jìn)度，以及財務(wù)單據(jù)的遠(yuǎn)程低效傳輸而倍受困擾，這些問題都需要一款專業(yè)管理軟件來解決。

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