保險(xiǎn)公司常犯的5個(gè)項(xiàng)目管理錯(cuò)誤及建議

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盡管保險(xiǎn)行業(yè)的項(xiàng)目管理過(guò)去幾年成熟了許多,并且呈現(xiàn)向好的跡象:項(xiàng)目失敗減少、績(jī)效有所提高。但這并不意味著保險(xiǎn)公司就應(yīng)該安于現(xiàn)狀,從這個(gè)行業(yè)仍有大量耗資高昂的項(xiàng)目失敗就能看出,一切仍需繼續(xù)改善。因此,持續(xù)關(guān)注項(xiàng)目管理流程的改進(jìn)非常重要。

以下是保險(xiǎn)公司最常犯的5個(gè)項(xiàng)目管理錯(cuò)誤,以及如何避免這些錯(cuò)誤的建議。

1、缺乏正式的項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)和流程

項(xiàng)目管理不能三心二意,它需要組織中每個(gè)人的承諾,并且必須有正式的項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)和流程。非正式的流程或缺乏清晰的結(jié)構(gòu)會(huì)導(dǎo)致混亂和項(xiàng)目失敗,因?yàn)闆](méi)有人知道他們應(yīng)該做什么。

你的組織機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目越大,對(duì)正式結(jié)構(gòu)的需求也就越大。最好采用傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐,并使這些實(shí)踐適應(yīng)你的個(gè)人需求。就像產(chǎn)品一樣,每個(gè)項(xiàng)目都要經(jīng)歷生命周期。

2、低效的任務(wù)孤島

任務(wù)計(jì)劃和管理是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵方面之一。保險(xiǎn)公司常犯的錯(cuò)誤是只關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù),缺乏靈活性,造成低效的“孤島”以及被忽略的任務(wù)。有效任務(wù)管理的第一步,是將項(xiàng)目分解成可管理的任務(wù)。盡可能具體,不涉及太多不必要細(xì)節(jié)。

例如,推出新保單所涉及的任務(wù)遠(yuǎn)不止銷售這份保單:必須配置計(jì)算機(jī)程序,你還必須將信息轉(zhuǎn)發(fā)給所有利益關(guān)系人,包括政府。下一步是將任務(wù)分配給合適的資源,創(chuàng)建計(jì)劃進(jìn)度表。只有考慮到約束、依賴和假設(shè),有效調(diào)度才可能實(shí)現(xiàn)。

3、缺乏溝通

從客戶到保險(xiǎn)承運(yùn)人再到政府官員,保險(xiǎn)公司需要與眾多利害關(guān)系人合作,所以項(xiàng)目溝通管理是保險(xiǎn)公司管理利害關(guān)系人需求和期望的關(guān)鍵。同時(shí),與所有團(tuán)隊(duì)成員溝通他們的職責(zé)內(nèi)容以及期望他們得到什么結(jié)果同樣重要。

只有當(dāng)你擁有合適的溝通渠道和流程,有效的溝通才可能實(shí)現(xiàn)。微信、電話或電子郵件等信息傳遞工具通常用作闡明團(tuán)隊(duì)成員如何相互溝通。

有了清晰的溝通流程,就能確保每個(gè)人都參與其中,并獲得所有必要的信息。例如,如果你想在你的產(chǎn)品文件夾中引入一份新保單,你需要確保所有的代理商和保險(xiǎn)承運(yùn)人都掌握所有信息,進(jìn)而有效地向客戶介紹保單。

4、風(fēng)險(xiǎn)和變更管理不足

風(fēng)險(xiǎn)管理是保險(xiǎn)管理的重要組成部分,保險(xiǎn)公司非常善于對(duì)投保人進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。然而他們卻常常忽略項(xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,特別是項(xiàng)目失敗的損失。

有了恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)和變更管理流程,保險(xiǎn)公司才能夠提高他們的投資利潤(rùn)率、生產(chǎn)力和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。你要有應(yīng)急計(jì)劃,為任何變更或不可預(yù)見(jiàn)的事件做好準(zhǔn)備,比如不斷變化的客戶需求或人口統(tǒng)計(jì)的變化。畢竟,你不可能將同樣的保單推銷給嬰兒潮一代和千禧一代。

5、沒(méi)有使用合適的工具

項(xiàng)目管理軟件有助于組織機(jī)構(gòu)提高效率和效果,但前提是保險(xiǎn)公司使用合適的軟件。保險(xiǎn)公司常犯的典型錯(cuò)誤是使用過(guò)多不同的工具來(lái)完成不同的任務(wù),或者不同的部門使用不同的工具,這些工具之間甚至可能不兼容。最好有一個(gè)集中的項(xiàng)目工具,組織機(jī)構(gòu)可以用來(lái)計(jì)劃和安排項(xiàng)目,也可以用它來(lái)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作和交流。

選擇項(xiàng)目管理軟件,還有一個(gè)非常重要的判斷是該軟件是否具備實(shí)時(shí)交易處理能力。不僅僅是證券交易和航空公司預(yù)訂系統(tǒng)需要實(shí)時(shí)交易處理功能來(lái)保護(hù)它們的數(shù)據(jù)完整性,保險(xiǎn)公司所用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)也有這個(gè)需要。缺乏數(shù)據(jù)完整性保護(hù),你的項(xiàng)目管理系統(tǒng)將會(huì)面臨無(wú)用輸入和無(wú)用輸出。

合適的項(xiàng)目管理工具,比如備受好評(píng)的8Manage PM,它能使保險(xiǎn)公司更智能、更有效地工作,還能減少項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。你可以隨時(shí)能關(guān)注項(xiàng)目狀態(tài),還可以跟蹤資源,并根據(jù)員工和保險(xiǎn)承運(yùn)人的空閑能力和技能分配任務(wù)。

值得一提的是,8Manage PM是目前市面上難得的實(shí)時(shí)交易型項(xiàng)目管理軟件,它基于強(qiáng)大的項(xiàng)目管理邏輯及交易型的行動(dòng)數(shù)據(jù)來(lái)掌控人員的誠(chéng)實(shí)度,能夠使項(xiàng)目成員保持誠(chéng)實(shí)和及時(shí)更新其負(fù)責(zé)的部分。

總的來(lái)說(shuō),8Manage PM項(xiàng)目管理軟件能滿足保險(xiǎn)公司的基本業(yè)務(wù)要求,具有良好的跨平臺(tái)性、可擴(kuò)展性和實(shí)用性。隨著你的深入使用,將促進(jìn)保險(xiǎn)企業(yè)項(xiàng)目的盤點(diǎn)、盤活,從而極大提高保險(xiǎn)公司的經(jīng)濟(jì)效益。點(diǎn)擊了解更多保險(xiǎn)公司項(xiàng)目管理方案:http://www.8manage.cn/case/202008071025331321.html

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