泛微OA辦公系統(tǒng)科研項目管理，全過程、多維度科學(xué)化管理

2019-09-19 16:14 來源：互聯(lián)網(wǎng) 我來投稿撤稿糾錯

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站在科技前沿的科研機構(gòu)，不斷探索著人類進(jìn)步的奧秘，一直以創(chuàng)新作為安身立命之本。

科研項目以項目課題為主，金額大，每年投入幾個億的研發(fā)費用，項目相關(guān)文件龐雜，涉及項目信息、人員、實驗資源、采購物資、文檔、成本等多方面的管理內(nèi)容。

(科研項目信息化管理架構(gòu))

因此，泛微OA系統(tǒng)根據(jù)科研機構(gòu)以及一些大型項目承包企業(yè)的實際特點，助力組織實現(xiàn)項目全流程管理、項目全方位維護(hù)，創(chuàng)新管理模式。

泛微OA系統(tǒng)科研項目管理功能亮點

1、項目全流程管理，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

泛微通過工作流打造課題項目過程體系，實現(xiàn)項目從啟動規(guī)劃、執(zhí)行、收尾結(jié)題、評估的全過程管理。項目各個階段的執(zhí)行通過流程流轉(zhuǎn)形成數(shù)據(jù)報表，滿足項目全過程跟蹤、統(tǒng)計與分析。

(科研項目全過程管理架構(gòu))

在項目規(guī)劃階段，項目申請流程提交后，流程流轉(zhuǎn)到項目經(jīng)理選取項目成員、安排項目計劃等。

項目課題臺賬

通過建模打造課題信息匯總臺賬。項目審批流程通過后，在OA系統(tǒng)中形成項目信息臺賬?？汕逦庇^的查看項目的進(jìn)度、完成情況和概要信息。相關(guān)權(quán)限人員可以編輯項目基礎(chǔ)信息和子項目信息等。

(科研項目臺賬)

在項目執(zhí)行過程中，通過個性化的門戶，不同身份的人能夠接收到不同的信息。例如財務(wù)負(fù)責(zé)人，首頁將自動呈現(xiàn)科研經(jīng)費數(shù)據(jù)報表;項目負(fù)責(zé)人則是工作快捷入口和項目進(jìn)展情況。

(科研項目門戶)

為了提高項目執(zhí)行效率，可根據(jù)實際情況將項目進(jìn)行分解，分配給相應(yīng)的人員。

(點擊圖片可查看任務(wù)分配相關(guān)方案)

項目結(jié)束時，項目經(jīng)理需要按照分類要求提交歸檔文件，包括項目立項文檔、中間過程文檔、采購文檔、合同文檔、項目成果文檔、項目評審文檔等。提交到文件審核人，自動形成知識庫。

項目評估階段，選擇要結(jié)題的項目，會自動聯(lián)動出項目編號、項目經(jīng)理、項目開始日期、項目結(jié)束日期。

(科研項目評估)

【小結(jié)】 項目全生命周期管理，項目各階段數(shù)據(jù)可視化。

2、項目人員工時績效統(tǒng)一管理

在線工時填報

系統(tǒng)根據(jù)提報數(shù)據(jù)，生成個人工時報表，使工時填報更加便捷，數(shù)據(jù)更精確。

(點擊圖片可查看工時管理相關(guān)方案)

績效考核

以任務(wù)完成情況可以驅(qū)動員工績效考核;同理，以績效制度推動任務(wù)高效地執(zhí)行。通過在OA系統(tǒng)內(nèi)搭建年度、季度績效考核表，評審專家可以根據(jù)員工的工作記錄、工時數(shù)據(jù)、任務(wù)完成情況等信息進(jìn)行打分。

【小結(jié)】 人員統(tǒng)一管理，項目管理與績效考核一體化管理，讓績效考核有據(jù)可依。

3、科研物資采購報銷一體化管理

物資信息管理

物資與項目課題信息打通，在科研系統(tǒng)中同步物資類型信息。包括入庫時間、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員、相關(guān)課題以及采購申請流程等信息內(nèi)容。

物資采購

通過物資資料庫，直接選擇所需要的物資，填寫數(shù)量;并且能夠關(guān)聯(lián)課題，每個課題的物資結(jié)算數(shù)據(jù)清晰明了。

(科研物資采購流程)

采購報銷

填寫報銷時，選擇歷史采購流程，自動帶出采購內(nèi)容及金額;若采購關(guān)聯(lián)課題，則報銷也會自動歸集到課題下;審批時可查看相關(guān)經(jīng)費統(tǒng)計情況，作為審批依據(jù)。

【小結(jié)】 精確統(tǒng)計科研物資信息，縷清采購報銷審批流程。

4、實驗資源管理

在科研機構(gòu)實驗室管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)實驗資源安排不合理，浪費資源時間成本等情況。

泛微OA系統(tǒng)通過在線申請機制，實現(xiàn)項目執(zhí)行中，實驗室服務(wù)、資產(chǎn)有序申請與管理。

(科研資源申請)

針對項目過程中使用到的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的管理。資源申請、占用、回收、沖突、分配、釋放等業(yè)務(wù)的處理，與SAP同步資產(chǎn)數(shù)據(jù)(資產(chǎn)變動、折舊、狀態(tài)信息)。

【小結(jié)】 優(yōu)化實驗室資源，提升服務(wù)響應(yīng)速度及服務(wù)質(zhì)量。

5、成本精細(xì)化，加計扣除一體化

隨著國家以及各種社會機構(gòu)對科研院所的投入不斷增加，如何合理使用、管理科研經(jīng)費，對于推動科研事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義。

傳統(tǒng)模式下，科研經(jīng)費的管理過程中存在著預(yù)算支出脫節(jié)、缺乏統(tǒng)一有效管理的缺陷。

現(xiàn)在，借力信息化手段，泛微在平臺化OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，以項目為核心進(jìn)行預(yù)算費用控制，通過預(yù)算管控、流程管控、定額管控等全方位、精細(xì)化費用管控。

科研項目預(yù)算管控

為了在事前進(jìn)行費用控制，泛微OA系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)實際管理需要，將費用類型與預(yù)算周期進(jìn)行合并管理，建立多維度的預(yù)算模式。

將科研項目預(yù)算經(jīng)費寫入財務(wù)共享的成本中心，根據(jù)組織內(nèi)的崗位、費用類型、經(jīng)費來源的不同，建立不同的費用定額額度，通過定額進(jìn)行費用控制。

(項目成本預(yù)算編制)

科研項目付款管理

根據(jù)客戶財務(wù)需求，實現(xiàn)了合同、發(fā)票、項目驗收單據(jù)、付款審批(當(dāng)前和歷史數(shù)據(jù))四類流程的協(xié)同。通過流程引擎，OA系統(tǒng)中記錄了科研經(jīng)費使用記錄：

與經(jīng)費數(shù)據(jù)對接： 與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，同步年度科研經(jīng)費相關(guān)數(shù)據(jù)。

預(yù)算同步更新： 當(dāng)發(fā)起采購申請、差旅報銷等科研相關(guān)費用時，自動扣減相應(yīng)預(yù)算。

項目經(jīng)費明細(xì)查詢： 項目卡片中，對科研項目所有相關(guān)費用進(jìn)行匯總統(tǒng)計，項目負(fù)責(zé)人可直接看到項目經(jīng)費使用及剩余情況。

(項目經(jīng)費臺賬)

搭建財務(wù)的應(yīng)付款和收款臺帳，開票/收款信息分別和項目、合同信息進(jìn)行關(guān)聯(lián);科研經(jīng)費的預(yù)算執(zhí)行狀態(tài)，用了多少、結(jié)余多少，在表中清晰可見。

加計扣除解決方案

名詞解釋：

(圖片來自于國家稅務(wù)總局官網(wǎng))

新政策的出臺，對于科研費用的管理要求更加精細(xì)。

泛微根據(jù)各大科研院所實際情況，在OA系統(tǒng)中搭建了加計扣除臺賬和報表，可以批量導(dǎo)入加計扣除項目信息，將項目——成本——加計扣除進(jìn)行一體化管理，將加計扣除成本核算精細(xì)化，減少手工計算的工作量。

以項目全流程為主線，實驗室資源、工時和SAP實際費用為輸入，計算出項目全成本和項目加計扣除報表。所有數(shù)據(jù)可反向追溯到具體的項目、任務(wù)、事件、人員。

【小結(jié)】 泛微OA系統(tǒng)通過建立、全方位、精細(xì)化費用管控體系，有效控制科研經(jīng)費管理風(fēng)險;多角度進(jìn)行費用管控，項目成本清晰可見;透明化的費用使用監(jiān)控，保證了科研經(jīng)費的使用合理、規(guī)范。

6、知識管理：項目資料和成果歸集與共享

知識庫構(gòu)建

項目結(jié)束之后，OA系統(tǒng)提取流程中的文檔，對項目過程和所有文件進(jìn)行自動的匯總和管理。建立標(biāo)準(zhǔn)、完整的知識地圖和標(biāo)準(zhǔn)化資料庫體系：按項目、部門多維度進(jìn)行統(tǒng)計，項目資料與項目流程實現(xiàn)聯(lián)動，實時更新。

項目文檔自動進(jìn)行匯總形成資料庫，查找方便，也避免了因人員離職而帶來的企業(yè)知識資產(chǎn)丟失的風(fēng)險。