收文、發(fā)文是機(jī)關(guān)日常管理的基本要求，是為黨委、政府科學(xué)決策、正確指導(dǎo)工作提供服務(wù)的重要途徑，為規(guī)范管理、提高效率，各級黨政機(jī)關(guān)單位都有一套特定的管理制度。
隨著信息化進(jìn)程的發(fā)展，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公流程，越來越復(fù)雜的來文，已經(jīng)讓政府部門收文管理工作人員不堪重負(fù)，歸檔難、查詢難、跟蹤難、審批難、監(jiān)控難，統(tǒng)計難，各種難點使收文的效率越來越低，而智慧政務(wù)作為近些年來的重點項目，智慧協(xié)同OA系統(tǒng)的作用漸漸凸顯出來。那么用智慧政務(wù)OA系統(tǒng)來文怎么處理華天動力來幫您解答。
一般的收文流程大致如下：
來文登記→擬辦→批示→分發(fā)→監(jiān)控→傳閱→承辦→轉(zhuǎn)辦→歸檔。
來文登記：
收到上級部門的紙質(zhì)公文后，行政秘書可以通過掃描或拍照的方式將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)成圖片或PDF格式上傳進(jìn)入OA系統(tǒng)進(jìn)行登記(如果收到的文件是通過授權(quán)聯(lián)網(wǎng)的上級部門OA系統(tǒng)發(fā)來的或者QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)方式收到的電子文件就更好辦了，直接上傳進(jìn)入?yún)f(xié)同管理OA系統(tǒng)登記)，主要分為通知、會議紀(jì)要、通用收文三類。
擬辦：
行政秘書將協(xié)同管理OA系統(tǒng)中新登記的文件送給擬辦環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人(通常是辦公室主任或綜合部門負(fù)責(zé)人)，擬辦環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人接到系統(tǒng)提醒后查看并根據(jù)公文內(nèi)容簽署擬辦意見后，系統(tǒng)自動回退給行政秘書，由行政秘書根據(jù)擬辦意見先送分管領(lǐng)導(dǎo)批示。
批示：
分管領(lǐng)導(dǎo)接到系統(tǒng)提醒后查看公文并做出批示后，OA系統(tǒng)將公文回退給行政秘書，這在OA上稱為秘書節(jié)點，行政秘書將帶有分管領(lǐng)導(dǎo)批示意見的公文用OA系統(tǒng)傳送給主要領(lǐng)導(dǎo)批示，主要領(lǐng)導(dǎo)接到OA系統(tǒng)提醒后查看公文并作出批示后，OA系統(tǒng)將公文回退給行政秘書。
分發(fā)：
行政秘書將帶有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，根據(jù)批示內(nèi)容用OA系統(tǒng)分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人傳閱或承辦。
傳閱：
各傳閱環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人查看公文后通常只需在OA系統(tǒng)簽名即可，也可以根據(jù)需要簽署意見。
承辦：
承辦部門負(fù)責(zé)人承辦后在OA系統(tǒng)中簽署承辦報告，也可以根據(jù)工作需要，將公文在OA系統(tǒng)中轉(zhuǎn)送其他相關(guān)人員辦理。
歸檔：
公文涉及的處理環(huán)節(jié)都結(jié)束之后，由行政秘書在協(xié)同管理OA系統(tǒng)進(jìn)行歸檔操作，普通文件可以歸入文檔中心，方便隨時查看，重要機(jī)密文件歸入檔案中心，需經(jīng)過檔案借閱審批方可查看。
監(jiān)控：
由于采用協(xié)同管理OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理后，每一個處理流程都被系統(tǒng)所記錄，包括相關(guān)的流程名稱、責(zé)任人、辦理意見、閱讀時間等信息，管理員可以通過收文監(jiān)控進(jìn)行查看，在必要的時候可以作為收文處理責(zé)任追溯的清晰、有效的依據(jù)，并且還可以根據(jù)需求自動生產(chǎn)清晰的報表圖，查看一段時間以來的收文處理情況，方便領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)觀全局。
事實上，華天動力政務(wù)版OA系統(tǒng)的收文處理模塊還具有流程設(shè)置功能，管理員可以根據(jù)本單位的辦文要求對流程進(jìn)行專門設(shè)置，可以增加或減少收文處理流程，設(shè)置每個環(huán)節(jié)的動作等等，可以適應(yīng)幾乎所有政府機(jī)關(guān)單位的收文處理要求，具有全程電子化、跨平臺、多終端和全程監(jiān)控等有利于提高收文處理效率的強(qiáng)大特性，是政府機(jī)關(guān)單位提高收文處理效率進(jìn)而提升行政效率的有益助力。
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