勤哲Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)智能項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)

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近年來，國家政策強(qiáng)力推進(jìn)信息化進(jìn)程，在促進(jìn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化、升級企業(yè)運(yùn)營管理水平方面成效顯現(xiàn)。2018年，我國全面預(yù)算管理信息化建設(shè)又上新臺階，全面預(yù)算管理成功案例層出不窮，進(jìn)一步彰顯了我國全面預(yù)算管理信息化產(chǎn)業(yè)的繁榮與穩(wěn)定。業(yè)界專家分析認(rèn)為，預(yù)算管理實(shí)施信息化具有重要價值。包括能實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略、計(jì)劃與經(jīng)營活動的高度統(tǒng)一；有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本；實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流的良性循環(huán)。同時，信息化還能提高企業(yè)風(fēng)險防范和戰(zhàn)略管理能力、優(yōu)化資源配置，增強(qiáng)企業(yè)的市場應(yīng)變能力、營業(yè)收入等等。

不過，目前我國項(xiàng)目預(yù)算管理在進(jìn)行信息化過程中還存在諸多問題。比如，企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理時不能按嚴(yán)格流程編制企業(yè)預(yù)算，戰(zhàn)略目標(biāo)無法細(xì)化分解到各業(yè)務(wù)線；預(yù)算信息溝通不暢，預(yù)算的編制、調(diào)整和分析工與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)；預(yù)算嚴(yán)肅性得不到保障，未實(shí)現(xiàn)事中控制。還有操作層面員工的預(yù)算意識不強(qiáng)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低；項(xiàng)目時間短，基礎(chǔ)設(shè)置和數(shù)據(jù)錄入工作量大等。如何有效解決項(xiàng)目預(yù)算管理在進(jìn)行信息化過程中遇到的難題？

有專家表示，企業(yè)除了要立足自我，制定符合實(shí)際的全面預(yù)算管理原則，還要采取科學(xué)、合理的方法和手段，推進(jìn)項(xiàng)目預(yù)算管理信息化進(jìn)程。利用專業(yè)的信息化管理工具——勤哲Excel服務(wù)器軟件其實(shí)就是不錯的選擇。日前，京城環(huán)保股份有限公司就像大眾展示了其利用勤哲Excel服務(wù)器軟件所指定的工程項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)流程。據(jù)介紹，京城環(huán)保股份有限公司是一個致力于環(huán)保固廢、污水、資源化綜合利用等領(lǐng)域的設(shè)計(jì)開發(fā)、生產(chǎn)制造、工程總包及提供運(yùn)營服務(wù)的“中國環(huán)保產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)”。在工業(yè)危險廢物、大型醫(yī)療廢物、城市生活垃圾等方面形成了獨(dú)特的核心技術(shù)，創(chuàng)造了多項(xiàng)國內(nèi)“第一”。公司承建的項(xiàng)目內(nèi)容包含土建、設(shè)備采購、設(shè)備安裝、技術(shù)服務(wù)等，項(xiàng)目分布在全國各地。

京城環(huán)保股份有限公司負(fù)責(zé)人說道，公司由于項(xiàng)目大小不同，項(xiàng)目實(shí)施和建設(shè)周期不同，在建設(shè)過程中，很多項(xiàng)目需要經(jīng)常修改設(shè)計(jì)方案，為管理好各個項(xiàng)目的預(yù)算，公司希望有一套信息化管理系統(tǒng)來管理項(xiàng)目的預(yù)算，能追蹤項(xiàng)目預(yù)算的支出情況，隨時了解項(xiàng)目預(yù)算的概況，并實(shí)現(xiàn)對不同版本的預(yù)算分析、項(xiàng)目的效益情況。結(jié)合這幾個要求，公司考察了幾個軟件供應(yīng)商的方案后，最終選擇了勤哲Excel服務(wù)器開發(fā)平臺進(jìn)行自己開發(fā)。

根據(jù)京城環(huán)保股份有限公司負(fù)責(zé)人介紹，勤哲Excel服務(wù)器軟件可根據(jù)公司的項(xiàng)目預(yù)算管理制度和實(shí)際的管理要求，經(jīng)過和各個業(yè)務(wù)部門充分溝通后，按照預(yù)算執(zhí)行的流程，將預(yù)算管理系統(tǒng)的分成6個主要的模塊：項(xiàng)目基本信息登記模塊，項(xiàng)目預(yù)算申報和審批發(fā)布模塊，項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整申請、審批模塊，項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整申請、審批模塊，項(xiàng)目預(yù)算使用登記模塊，預(yù)算支出審核模塊，項(xiàng)目預(yù)算分析模塊。這六個模塊體現(xiàn)預(yù)算在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的事前計(jì)劃，事中控制，和事后分析的作用，讓預(yù)算在項(xiàng)目建設(shè)過程中起到綱領(lǐng)性的作用。

圖1 ：預(yù)算控制流程圖

圖2 ：軟件功能構(gòu)架圖

四、各個模塊主要功能簡述和基本設(shè)計(jì)思路

1、 項(xiàng)目基本信息登記

這個模塊主要是各個部門根據(jù)銷售合同，填報項(xiàng)目的基本信息，其中有三個關(guān)鍵字段，項(xiàng)目編號，項(xiàng)目名稱和承建部門是非常重要的信息，一般這個登記表被審核發(fā)布后，就不能隨意修改了。另外還有一些為了軟件功能需要設(shè)置的隱藏字段，例如項(xiàng)目預(yù)算當(dāng)前最新的版本號，各類預(yù)算的填報標(biāo)志等。

圖3 ：軟件總體界面

圖4 ：項(xiàng)目基本信息登記表

2、 項(xiàng)目預(yù)算申報和審批發(fā)布

項(xiàng)目基本信息登記完成后，由審計(jì)部確認(rèn)后發(fā)布。項(xiàng)目信息發(fā)布以后，各事業(yè)部的預(yù)算員就可以在這個模塊里填報預(yù)算了。根據(jù)我公司對預(yù)算管理的要求，將預(yù)算分成6大類，設(shè)備采購預(yù)算，外包服務(wù)采購預(yù)算，技術(shù)服務(wù)外包預(yù)算，項(xiàng)目綜合管理費(fèi)用預(yù)算，稅金及附加費(fèi)用預(yù)算和項(xiàng)目收入預(yù)算。這六大類預(yù)算分別由六個不同的模板來完成，其中綜合管理費(fèi)用包含的明細(xì)科目非常多，由人員工資，分?jǐn)偟脑O(shè)備折舊，分?jǐn)偟乃娰M(fèi)，差旅費(fèi)，交通費(fèi)、會議費(fèi)、制造費(fèi)等等幾十種，并且由于財(cái)務(wù)報表管理上的要求，需要將管理費(fèi)用預(yù)算、稅金及附加預(yù)算和收入預(yù)算要將每一種費(fèi)用預(yù)算拆分成四個類別：設(shè)備采購、土建、設(shè)備安裝和技術(shù)服務(wù)，這三類預(yù)算如果用一般的重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)來設(shè)計(jì)的話，會有100多項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)，將來做數(shù)據(jù)分析的時候，提數(shù)公式將會超過數(shù)百個，所以這個模板我們用二維表交叉表來設(shè)計(jì)，很方便的解決了字段多，提數(shù)麻煩的問題。另外為了防止一個項(xiàng)目同一類預(yù)算被多次填報的問題，在項(xiàng)目基本信息登記表中設(shè)置了隱藏的填報標(biāo)志，如果該類別的預(yù)算已經(jīng)填報，則不需再次填報了。填報的預(yù)算數(shù)據(jù)，提交經(jīng)過審核后，由審計(jì)部發(fā)布，發(fā)布的預(yù)算數(shù)據(jù)將被用于后續(xù)的預(yù)算控制，同時，預(yù)算數(shù)據(jù)被鎖定。

圖5 ：交叉表

3、 項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整申請、審批

由于種種原因，項(xiàng)目經(jīng)常需要調(diào)整預(yù)算，所以按照對應(yīng)的6類預(yù)算，做了6類預(yù)算調(diào)整單。預(yù)算調(diào)整單上有版本標(biāo)志，作為后續(xù)的預(yù)算版本分析使用。預(yù)算調(diào)整單經(jīng)過審批同意后發(fā)布，該數(shù)據(jù)就可以作為后續(xù)預(yù)算控制的數(shù)據(jù)了。

4、 項(xiàng)目預(yù)算使用登記

我公司所有項(xiàng)目的預(yù)算支出都要有OA審批的合同作為必要的依據(jù)，所以我們在OA系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)之間做了一個接口，將項(xiàng)目的預(yù)算信息同步到OA系統(tǒng)中，在OA中發(fā)起合同審批流程時，必須在審批單上選擇項(xiàng)目預(yù)算的基本信息。當(dāng)OA流程到達(dá)蓋章環(huán)節(jié)，由公章管理員將合同登記的基本信息錄入預(yù)算管理系統(tǒng)，其中就有項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)的支出情況，同時生成合同管理臺帳。

圖6 ：合同登記

5、 預(yù)算支出審核

項(xiàng)目預(yù)算支出時的審核工作，按照我們公司的管理制度是由財(cái)務(wù)部控制的，財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)人員在合同審批流程中有一步是預(yù)算審核，就是要確認(rèn)項(xiàng)目的預(yù)算項(xiàng)是否還有預(yù)算額，為此我們給財(cái)務(wù)人員做了一個模板，財(cái)務(wù)人員可以查詢自己主管的事業(yè)部的項(xiàng)目預(yù)算剩余情況，為了保密起見，財(cái)務(wù)人員只能查詢他主管部門的項(xiàng)目預(yù)算，并且只能單項(xiàng)查詢，只能看到預(yù)算余額情況，看不到預(yù)算額。

圖7 ：角色權(quán)限設(shè)計(jì)

6、 項(xiàng)目預(yù)算分析

這個模塊由多張報表模塊構(gòu)成，分別提供給不同的部門和不同的領(lǐng)導(dǎo)查閱預(yù)算的執(zhí)行情況。例如項(xiàng)目預(yù)算效益分析，預(yù)算版本分析，預(yù)算調(diào)整情況分析，預(yù)算執(zhí)行情況分析，項(xiàng)目管理費(fèi)用分析，等等?？梢愿鶕?jù)需求，隨時添加不同的分析報表。

圖8 ：預(yù)算分析

圖9 ：交叉表提數(shù)公式

五、總結(jié)

京城環(huán)保股份有限公司負(fù)責(zé)人表示，勤哲Excel服務(wù)器開發(fā)平臺，功能強(qiáng)大，好學(xué)易懂，真正可以做到懂業(yè)務(wù)就可以開發(fā)信息化管理系統(tǒng)的要求，特別適合個性化需求比較多信息化管理項(xiàng)目，特別是勤哲官網(wǎng)提供下載的視頻教程非常給力，配以免費(fèi)下載試用的這種銷售模式，讓用戶充分了解產(chǎn)品特點(diǎn)，再決定是否合適購買，打掉了用戶的顧慮，這種營銷模式是基于公司對產(chǎn)品充分自信的基礎(chǔ)上的。目前，京城環(huán)保股份有限公司利用勤哲Excel服務(wù)器所打造的項(xiàng)目管理系統(tǒng)已正式完成。

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