項(xiàng)目管理不只是管理交付項(xiàng)目所需要的任務(wù),如何計劃、組織和管理團(tuán)隊(duì)對項(xiàng)目產(chǎn)生巨大的影響,項(xiàng)目資源管理 對于項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要的作用。如果你是項(xiàng)目管理新手,你很容易會對資源規(guī)劃、分配、調(diào)度等術(shù)語和隨之而來的戰(zhàn)術(shù)、技術(shù)和方法感到困惑。本文將詳細(xì)介紹項(xiàng)目資源管理的全過程,供大家參考。
一、什么是項(xiàng)目資源管理?
資源包括人、設(shè)備、空間等,是指一切可被開發(fā)和利用的物質(zhì)、能量和信息的總稱,資源管理簡單來說就是通過最有效的方式來支配有限的資源。項(xiàng)目資源是指一切具有使用價值,可以為項(xiàng)目接受和利用,且屬于項(xiàng)目發(fā)展過程所需求的客觀存在。項(xiàng)目資源管理是針對項(xiàng)目資源的利用、協(xié)調(diào)和往來交流所開展的活動,包括計劃、組織、管理和評估人們的工作(人力資源管理)。
二、項(xiàng)目資源管理包括哪些內(nèi)容?
1.資源計劃
項(xiàng)目資源管理的第一步是制定計劃,不僅僅需要制定多個項(xiàng)目的資源管理計劃,還需要為每個項(xiàng)目制定高層次計劃。項(xiàng)目的高層次計劃是項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)目標(biāo)、制約因素、交付項(xiàng)目所需的人員、日程表和預(yù)算的看法。有了高層次的計劃,就能更好地了解資源能力和項(xiàng)目范圍。
高層次的計劃能幫助你了解項(xiàng)目交付所需的角色。不過,在將這些角色分配到這個新項(xiàng)目之前,你需要制定資源計劃以準(zhǔn)確識別這些角色。資源計劃中決定執(zhí)行項(xiàng)目活動需要使用什么資源以及每種資源的數(shù)量。
有了資源計劃,面對公司的新項(xiàng)目,你就可以快速回答以下問題:你能否在不雇傭更多人力資源的情況下完成這些項(xiàng)目?你什么時候能開工,項(xiàng)目對你的底線有什么影響?你可以通過計算項(xiàng)目的盈利能力和潛在招聘流程的成本等來核查這個問題。
2.資源分配
資源分配是充分利用持有資源的過程,因此應(yīng)該跟蹤資源的績效和使用率。這方面的人力資源管理能夠避開資源使用不足或過度使用,避免員工倦怠。資源分配可以提高公司所有資源的可見性,更準(zhǔn)確地預(yù)訂資源,與其他項(xiàng)目經(jīng)理更輕松地協(xié)商預(yù)訂事宜,以及進(jìn)行項(xiàng)目培訓(xùn)。
項(xiàng)目培訓(xùn)是有效項(xiàng)目資源管理的重要組成部分,有助于向團(tuán)隊(duì)成員介紹他們將要參與的項(xiàng)目的目標(biāo)、目的和可交付成果。這樣的策略將增加項(xiàng)目透明度,幫助項(xiàng)目經(jīng)理與團(tuán)隊(duì)建立信任。
3.資源調(diào)度
為了調(diào)整項(xiàng)目日程表、可用資源和項(xiàng)目范圍,資源調(diào)度非常重要,因?yàn)檫@樣可以知道什么時候需要安排好資源,制定相應(yīng)的資源計劃。在進(jìn)行項(xiàng)目資源調(diào)度時,可以使用以下這幾個方法:
●關(guān)鍵路徑法(CPM):關(guān)鍵路徑法是一種用于確定完成項(xiàng)目可能花費(fèi)的最長時間的方法。列出所有任務(wù),將它們分為關(guān)鍵任務(wù)和浮動任務(wù)來計算日程表,及標(biāo)記任務(wù)之間的依賴關(guān)系。并通過確定項(xiàng)目范圍、完成項(xiàng)目所需任務(wù)的列表,以及計劃評審技術(shù)來創(chuàng)建任務(wù)流。
●計劃評審技術(shù)(PERT):這個方法類似于關(guān)鍵路徑法,但它使用加權(quán)平均持續(xù)時間而不是估算來計算可能的時間框架。使用PERT,需要創(chuàng)建一個任務(wù)列表,這些任務(wù)之間有依賴關(guān)系,包括里程碑和每個任務(wù)的預(yù)計持續(xù)時間。
●快速跟蹤法:快速跟蹤是項(xiàng)目經(jīng)理用來確定哪些任務(wù)可以同時處理的簡單調(diào)度方法。了解任務(wù)之間的依賴關(guān)系,就能了解哪些工作需要在其他任務(wù)完成之后才能完成。同理,列出至少部分重疊的任務(wù),就可以加速項(xiàng)目的交付。
4.資源均衡
如果你能通過調(diào)整計劃進(jìn)度表來滿足項(xiàng)目的最后期限,你就可以使用資源均衡。為了使用資源均衡修改計劃進(jìn)度表,請根據(jù)資源可用性劃分或合并活動,這樣就不會出現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員使用不足或過度使用的情況。
5.評估和報告
基于通過實(shí)施資源管理收集到的數(shù)據(jù),比如員工預(yù)定時間、時間條目和可用性,你可以評估它們的績效和其他業(yè)務(wù)指標(biāo)。無論是使用電子表格,還是資源管理工具,都可以用它來比較預(yù)訂和可用性。
由此產(chǎn)生的指標(biāo)可以表明,是否有效利用員工時間,或者他們的時間是否被過度利用,還是沒有被充分利用。同理,可以使用這個指標(biāo)來比較計費(fèi)時間和員工的記錄工作時間。這樣,就能確定否有效利用項(xiàng)目資源。
6.計算項(xiàng)目預(yù)算
當(dāng)收集預(yù)訂和工時表的數(shù)據(jù)時,也可以計算項(xiàng)目的預(yù)算。甚至可以使用數(shù)據(jù)來跟蹤整個項(xiàng)目的預(yù)算,看看是否在估算成本之內(nèi)。例如,你可以將預(yù)訂與工時表進(jìn)行比較,看看記錄的工作時間是否等于你的估算時間。
然后,了解員工時薪,這樣就能計算出他們在項(xiàng)目上花費(fèi)的時間的實(shí)際成本,從而確定實(shí)際預(yù)算。同樣,可以使用電子表格來完成此事,但使用具有報告功能的資源管理工具會更加方便。
三、做好項(xiàng)目資源管理需要什么工具?
很多企業(yè)會使用簡單的電子表格來管理資源,但不建議企業(yè)這樣做,因?yàn)殡S著業(yè)務(wù)的增長,電子表格會變得低效。通過專業(yè)的項(xiàng)目管理工具,可以節(jié)省很多時間,使資源管理變得高效。企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程、團(tuán)隊(duì)規(guī)模和所遵循的項(xiàng)目管理方法,來挑選出合適的項(xiàng)目管理工具。
理想情況下,合適的項(xiàng)目管理工具應(yīng)該包含計劃進(jìn)度表(例如,日歷視圖)、資源的可用性、資源當(dāng)前的預(yù)約和工時表。也需具備自定義類別或標(biāo)簽,因?yàn)樗鼈兡芨鞂?dǎo)航到當(dāng)前你所需要的資源,并根據(jù)特定的角色或項(xiàng)目篩選視圖等等。
8MSaaS PM就是這樣的項(xiàng)目管理工具,它結(jié)合了資源調(diào)度、工時跟蹤、請假管理和自定義報表,涵蓋項(xiàng)目資源管理的全過程。 使用8MSaaS PM,你可以輕松添加預(yù)訂,記錄時間條目,管理和調(diào)整日歷,并根據(jù)這些數(shù)據(jù)計算你所選擇的指標(biāo)。8MSaaS PM的集成報表功能,可幫助你輕松使用收集到的數(shù)據(jù),分析員工的工作量、項(xiàng)目預(yù)算或公司的投資回收率,通過清晰的項(xiàng)目視圖,做出更科學(xué)的有效決策。
雖然資源管理看起來非常復(fù)雜,但如果了解清楚資源管理的全過程,就不會那么難了。讓資源管理成為項(xiàng)目管理流程的一部分,更好地利用正確的資源和正確的時間,使項(xiàng)目管理效益最大化提升。關(guān)注8MSaaS,了解更多項(xiàng)目管理干貨:http://www.8msaas.cn/
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