【導(dǎo)讀】多項目管理是現(xiàn)代企業(yè)管理一個難題。不同于單項目管理，多個項目同時進(jìn)行，如何做好時間進(jìn)度管理?如何保障在預(yù)定的時間內(nèi)，又快又好地完成整體項目，又不出現(xiàn)項目中的“*工程”呢?這些關(guān)于多項目的管理問題都切實地考驗著每一位項目管理人!
軟件開發(fā)公司的項目管理經(jīng)理小明，收到這個月新項目開展郵件，加上之前還在推進(jìn)的4個項目，這是他手上第5個項目!小明除了要跟進(jìn)項目招投標(biāo)、參與項目2產(chǎn)品規(guī)劃、項目3團隊會議、項目4設(shè)備費用跟進(jìn)等外，還得參與各種項目會議、費用、人員等分配工作。而在項目成員工作任務(wù)中，除兼顧多項目日常工作外，更需擔(dān)心突發(fā)事件處理。因此，小明常常會覺得心有余而力不足!
如今，面對越來越多的項目，越來越復(fù)雜的交付環(huán)境，多變的項目團隊，類似小明的案例多不勝數(shù)。作為項目經(jīng)理，如果不能逐一應(yīng)對這些問題，出現(xiàn)項目管理失敗的機率也將大大提升。如何善用科學(xué)的管理工具，提升管理效率和成功率，是其中的關(guān)鍵之一。
項目管理辦公室(PMO)，主要統(tǒng)籌項目群和項目之間的管理，通過調(diào)度和統(tǒng)籌，能夠提升多個項目成功率!在多項目管理的環(huán)境中，企業(yè)及項目管理者如何借助管理助手——項目管理系統(tǒng)有效解決以上問題?8Manage為您逐一支招：
1)、計劃與追蹤，把控項目時間
時間管理的方法、理論許多，但如何實踐到位呢?每個項目在開展初期都會有項目計劃推進(jìn)表、每個時間段對應(yīng)哪些工作任務(wù)，如何驗收都會標(biāo)的出來。如果僅僅把計劃做出來，然后分給項目成員，放任管理，項目結(jié)果可想而知。其中，管理關(guān)鍵點在于進(jìn)度監(jiān)控!
作為項目經(jīng)理，小明可通過8Manage PMO概覽查詢每個項目成員在單項目和其他項目的進(jìn)度情況，在紅綠燈和甘特圖的提示設(shè)置能讓人快速明了階段進(jìn)展，還可及時查看具體狀態(tài)問題，從而實現(xiàn)對團隊成員的有效監(jiān)督。
而且，通過對項目時間管理關(guān)鍵時間點，關(guān)于項目成果驗收(如：產(chǎn)品設(shè)計圖交付)來進(jìn)行把控，把大目標(biāo)分解成小目標(biāo)來進(jìn)行，這樣就可以按照項目初始計劃進(jìn)行有效落實。
需要注意的是，不是每個項目流程都按計劃進(jìn)行。當(dāng)項目需求變更時，需要靈活使用項目變更請求，通過改變系統(tǒng)項目中相應(yīng)的任務(wù)、工作指令、解決方案等，來推進(jìn)后續(xù)工作進(jìn)行。
最后，對于項目成果把控就體現(xiàn)在項目進(jìn)度績效方面。系統(tǒng)每完成一個項目計劃進(jìn)度，就會進(jìn)行績效指數(shù)的統(tǒng)計和輸出，從相關(guān)的數(shù)據(jù)里面就可以監(jiān)控項目的進(jìn)度和費用。
其實，把握好以上流程就可有效管理項目進(jìn)度。倘若出現(xiàn)進(jìn)度與計劃不一、需求變更導(dǎo)致項目延后的情況，要懂得及時止損，做好項目時間安排，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，讓項目平穩(wěn)過渡到原先的計劃流程中來，就可以順利進(jìn)行下一部分工作。
2)、及時發(fā)現(xiàn)問題，把握項目質(zhì)量
項目質(zhì)量的把控涉及關(guān)鍵因素多且復(fù)雜，在管理上更需耐心和堅持，在系統(tǒng)上則體現(xiàn)在宏觀信息概覽和微觀功能細(xì)節(jié)。在8Manage中，“可交付成果”和“依賴”規(guī)則十分重要，通過設(shè)置與里程碑和實際應(yīng)用規(guī)則的關(guān)系，及質(zhì)量控制和驗收的具體要求，在后續(xù)的追蹤和收付點中，根據(jù)規(guī)則把握好交付成果，才能把控項目的整體質(zhì)量情況。
例如，小明在處理這五個項目時，不可能熟知每一個項目的細(xì)節(jié)和數(shù)據(jù)。他通過查詢8Manage項目2的可交付成果概覽時，發(fā)現(xiàn)項目2的產(chǎn)品設(shè)計圖提交后，不符合伊始在規(guī)則設(shè)置中可交付成果的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。通過追蹤發(fā)現(xiàn)，原來是產(chǎn)品設(shè)計圖的某個零件設(shè)計尺寸不符合具體情況，需重新找到負(fù)責(zé)人員設(shè)計。針對以上細(xì)節(jié)問題，小明經(jīng)理只能夠借助項目信息系統(tǒng)，才可在復(fù)雜的信息中及時發(fā)現(xiàn)問題，牢牢把控住項目質(zhì)量。而這工作在項目的規(guī)則和交付成果標(biāo)準(zhǔn)就提出了嚴(yán)格的要求。
此外，我們還可通過業(yè)務(wù)地圖、業(yè)務(wù)情況概覽、依賴管理等，追根溯源找到每個項目的完成情況、負(fù)責(zé)人、具體進(jìn)度和問題，實現(xiàn)有效地監(jiān)管和追蹤。就系統(tǒng)操作和管理上來說，我們可在項目宏觀概覽上發(fā)現(xiàn)問題，通過層層追蹤，發(fā)現(xiàn)在項目推進(jìn)的具體細(xì)節(jié)差錯，馬上處理，及時止損，從而把握好整體的項目質(zhì)量。
3)、控制項目成本，合理分配資源
需要注意的是，保障進(jìn)度和質(zhì)量同時，要控制項目成本。不控制成本的項目，就是耍流氓，更別說多個項目同時進(jìn)行!如何把錢花在刀刃上，是考驗管理者的財務(wù)能力，而記錄和匯總分析好每個成本支出，就是管理信息系統(tǒng)的重要功能體現(xiàn)!
在費用控制上，8Manage PMO根據(jù)項目的不同和每個項目流程情況進(jìn)行規(guī)則設(shè)置(自上而下&自下而上)初始預(yù)算，如在后續(xù)執(zhí)行中超過預(yù)算，需進(jìn)行審批和說明情況。在項目實行時，要及時追蹤費用情況和與PMO層預(yù)算偏差，根據(jù)費用等標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行有效干預(yù)。
現(xiàn)在，還是小明經(jīng)理負(fù)責(zé)這五個項目，但每個項目都需要用錢，成員都希望預(yù)算多，甚至在爭取預(yù)算后，后續(xù)還出現(xiàn)超支情況，這該怎么處理?在做好每個項目預(yù)算后，小明經(jīng)理可通過費用概覽來查看每個項目團隊的費用情況，發(fā)現(xiàn)偏差比較大的，應(yīng)及時干預(yù)和溝通，也可參考工時表來對比項目的進(jìn)度和資源在項目中實際使用的情況。如有超支情況嚴(yán)重的，需要負(fù)責(zé)人員作出相關(guān)說明和提出相應(yīng)的解決方案。
如果說工具是人類社會的巨大發(fā)明，那么項目管理系統(tǒng)就是現(xiàn)代企業(yè)管理的高效管理利器。對于小明經(jīng)理來說，五個項目的同時進(jìn)行，就已經(jīng)焦頭爛額了，更何況那些需要面對上十個百個項目的企業(yè)管理者和項目團隊人員。高科技信息時代，數(shù)據(jù)的共享和融合，技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新，極大地提高了信息的準(zhǔn)確率和傳遞效率，也增加了項目績效的透明度和項目人員的責(zé)任心，也為小明經(jīng)理的多項目推進(jìn)構(gòu)建了良好的信息基礎(chǔ)。
現(xiàn)代企業(yè)運營，需要的不僅僅是管理者的智慧和能力，更需要借助高科技的技術(shù)!8Manage 項目管理解決方案具備項目管理所需的全面功能，其中PMO更是針對性地解決企業(yè)在面對多項目管理時的難題，利用貼合現(xiàn)代項目管理思維的管理工具，學(xué)會抓重點地處理項目問題，方能知己知彼，百戰(zhàn)不殆，才能在復(fù)雜且激烈的市場競爭中存活下來!
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