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如何進行媒體邀約?媒體邀約有哪些步驟及注意事項?

 2020-07-31 10:29  來源: A5用戶投稿   我來投稿 撤稿糾錯

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企業(yè)進行新聞營銷,或者舉辦大型品牌推廣活動時,需要進行媒體邀約,從而幫助新聞稿推廣及活動宣傳。

為什么要邀請媒體,有什么具體作用?

第一種:增加發(fā)布會的傳播速度,快速提升企業(yè)的影響力。

第二種:當企業(yè)舉辦活動時媒體和企業(yè)深度合作,成為活動的承辦方、合作單位,專題報道活動內(nèi)容。

邀約方式有哪些?

1、企業(yè)公關(guān)部自行邀約。

2、借由公關(guān)公司邀約。

3、網(wǎng)絡(luò)邀約。

自行邀約媒體前的準備工作:

1、定好活動時間,要精確到xx年 xx月xx日上午x點x分,可以通知提前媒體半個小時到場,確保媒體準確出席。

2、定好活動的具體地址,需提前發(fā)給媒體。

3、提前準備好資料袋,里面包括活動議程、新聞通稿、禮品、其他活動信息等,并于活動現(xiàn)場發(fā)給媒體記者,另外要準備好媒體到場簽到表,做好到場標記。

4、擬定要邀請的媒體單位,并準備好邀請函。

5、確定具體邀請時間。一般提前3-5天邀約,活動前一天跟進提醒。

6、邀約方式。一般來說,書面邀請函更加正式嚴謹,對于比較熟悉的媒體記者也可以直接電話邀請。

邀請需注意:要邀請的是新聞記者,而非媒體業(yè)務部門。當媒體的業(yè)務人員表達出他們期待發(fā)布會和企業(yè)有業(yè)務關(guān)聯(lián),并承諾可以幫助企業(yè)發(fā)稿時,應當直接回絕。

正式開始邀約媒體時的具體步驟是什么?

1、再次確認邀請媒體的名單

2、致電給參加媒體的負責人進行邀約,并郵件發(fā)送邀請函。

3、邀請結(jié)束后跟進確認具體人數(shù)、到場的方式及參加活動的媒體記者電話。

需注意:邀請的技巧很重要,要吸引記者到場,但不能透露具體發(fā)布內(nèi)容。

在媒體邀請的數(shù)量要合宜,可以邀請與企業(yè)有合作關(guān)系的記者參加,如需烘托現(xiàn)場氛圍,再適當邀請一些平面媒體記者和攝影記者。

另外,應在活動開始的時發(fā)布新聞內(nèi)容,記者可以提早完成采訪工作,確保順利及時的發(fā)稿。

四、在現(xiàn)場設(shè)好獨立簽到處,安排禮儀接待,將媒體記者引進會場入席。結(jié)束后,確認媒體的返程時間并再次表示感謝。

五、后期跟進。要和媒體溝通發(fā)稿的情況,包括發(fā)稿圖片。也要提前預備好媒體補充名單,當遭媒體拒稿或?qū)徍瞬煌ㄟ^有相應的應對措施。

六、合作反饋匯報,每一次發(fā)布會結(jié)束,和各家媒體合作情況要予以總結(jié),不斷的將每一次活動的細節(jié)做好,也了解媒體合作的傳播度是否能達到企業(yè)所期待的方向,以備下一次可以選出更合適的合作媒體單位。

當然,和媒體合作不能只停留在商業(yè)利益上,平時企業(yè)公關(guān)部門要和媒體多互動溝通。除了在社交平臺和媒體保持良好的溝通外,過年節(jié)時要適當送一些禮品和賀卡用以維持關(guān)系,有比較好的合作媒體可以組建一個公司的專用媒體溝通群。具體還有不明白的也可以找專業(yè)的平臺,比如135編輯器或者是鯊魚媒創(chuàng)。

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